Tổng hợp các phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả

Quản lý hàng tồn kho đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong quá trình sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp. Áp dụng những phương pháp quản lý hàng tồn kho chính xác sẽ giúp doanh nghiệp đo lường hiệu quả sản xuất và bán hàng một cách tốt hơn. Vậy, bạn có muốn tìm hiểu về khái niệm hàng tồn kho và cách quản lý nó như thế nào? Hãy cùng Nobita khám phá trong bài viết dưới đây nhé!

Quản lý hàng tồn kho là gì?

Quản lý hàng tồn kho là quá trình tổ chức và điều chỉnh các hoạt động liên quan đến việc quản lý, kiểm soát, và sử dụng hàng hóa trong kho. Nó bao gồm việc lập kế hoạch, xác định cách thức tổ chức, bảo quản hàng hóa, quản lý việc nhập và xuất hàng, cũng như đảm bảo rằng doanh nghiệp có đủ hàng để đáp ứng nhu cầu của thị trường mà không gây ra tình trạng tồn đọng quá mức.

Các phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả nhất

Phương pháp thiết lập vị trí kho hàng

Phương pháp đặt vị trí trong kho hàng đòi hỏi doanh nghiệp phải đưa ra quyết định về quy mô của kho và yêu cầu về xuất nhập hàng hóa. Hiện nay, có hai phương pháp chính được áp dụng: đặt vị trí cố định và đặt vị trí linh hoạt. Dưới đây là điểm mạnh và điểm yếu của mỗi phương pháp:

• Đặt vị trí cố định: Đây là phương pháp dễ thực hiện nhất, trong đó hàng hóa được phân loại và sắp xếp tại các vị trí nhất định trong kho. Điều này giúp giảm thiểu sai sót trong việc xuất nhập hàng, dễ dàng quản lý và kiểm soát. Tuy nhiên, sau một thời gian sử dụng, có thể xuất hiện các khoảng trống không được sử dụng hiệu quả, gây lãng phí không gian lưu trữ. Đặc biệt đối với các doanh nghiệp có nhà kho nhỏ nhưng cần phải chứa lượng lớn hàng hóa, việc áp dụng phương pháp này cần được xem xét kỹ lưỡng.
• Đặt vị trí linh hoạt: Phương pháp này cho phép sử dụng mọi khoảng trống có thể trong kho để lưu trữ hàng hóa, không có sự ràng buộc về vị trí cụ thể cho từng loại hàng. Mặc dù giúp tối ưu hóa không gian lưu trữ, nhưng việc quản lý và kiểm soát sẽ phức tạp hơn, yêu cầu việc tạo bản đồ kho và cập nhật thường xuyên.

Áp dụng phương pháp quản lý kho theo FIFO hoặc LIFO

Doanh nghiệp có thể lựa chọn áp dụng phương pháp FIFO hoặc LIFO tùy thuộc vào nhu cầu về xuất nhập hàng và đặc điểm của loại hàng hóa.

• FIFO (First In, First Out) là nguyên tắc xuất trước hàng nhập trước, tức là hàng hóa được nhập vào và lên kệ trước sẽ được sử dụng hoặc xuất ra trước. Phương pháp này thích hợp cho mọi loại hàng hoá, đặc biệt là các loại hàng dễ hư hỏng và có thời hạn sử dụng.
• LIFO (Last In, First Out) là nguyên tắc xuất trước hàng nhập sau, có nghĩa là hàng hóa được nhập vào gần đây nhất sẽ được sử dụng hoặc xuất ra trước. Phương pháp này cho phép điều chỉnh giá thành sản phẩm dựa trên chi phí nhập hàng gần đây nhất. Tuy nhiên, nó không phù hợp cho các loại hàng có thời hạn sử dụng ngắn, có thể dẫn đến tình trạng tích tụ hàng tồn lâu dài.

Phương pháp đặt mức tồn kho cho mỗi sản phẩm

Để đảm bảo hoạt động sản xuất và bán hàng diễn ra suôn sẻ mà không gặp phải tình trạng thiếu hụt hoặc tồn đọng hàng quá nhiều, doanh nghiệp cần thiết lập mức tồn kho tối thiểu và tối đa cho từng loại sản phẩm.

Mức tồn kho tối thiểu là số lượng hàng hoá tối thiểu cần có trong kho để đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất và tiêu thụ của thị trường. Thiết lập mức tồn kho tối thiểu hợp lý giúp doanh nghiệp đối phó với biến động đột ngột trong nhu cầu. Đây cũng là mức tồn kho lý tưởng nhất mà mọi doanh nghiệp nên hướng đến.

Mức tồn kho tối đa là số lượng hàng hoá tối đa mà doanh nghiệp có thể lưu trữ, giúp tránh việc sản xuất vượt quá nhu cầu thực tế của thị trường và dẫn đến tình trạng dư thừa.

Mã hóa và dán nhãn tất cả hàng tồn kho

Ngày nay, hầu hết các kho hàng đều áp dụng phương pháp mã hoá cho tất cả sản phẩm trên kệ. Doanh nghiệp có thể xây dựng các hệ thống mã hoá khác nhau tùy thuộc vào độ chi tiết mà họ mong muốn. Việc mã hoá và gắn nhãn cho toàn bộ hàng tồn kho giúp việc kiểm soát trở nên đơn giản hơn, đồng thời tạo ra sự phân biệt rõ ràng giữa các mặt hàng, tránh hiện tượng nhầm lẫn. Khi cần, chỉ cần quét mã thông qua thiết bị, hệ thống sẽ tức thì hiển thị thông tin về sản phẩm, vị trí trên kệ, số lượng tồn,…

Kiểm soát quy trình xuất – nhập kho

Để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra một cách suôn sẻ, doanh nghiệp cần thực hiện kiểm soát chặt chẽ quy trình nhập – xuất kho. Điều này bao gồm việc kiểm soát việc nhập nguyên liệu thô và các nguồn vật tư để đảm bảo đủ số lượng như dự kiến và chất lượng tốt nhất. Kiểm soát quy trình nhập kho cũng giúp phòng tránh khả năng bị “ăn chặn” từ những thành phần không mong muốn trong doanh nghiệp.

Tương tự, khi thực hiện quy trình xuất hàng, người quản lý cần tiến hành kiểm soát chặt chẽ số lượng hàng thành phẩm và so sánh với việc sử dụng nguyên liệu thô để đảm bảo hiệu quả sản xuất và tránh thất thoát. Đồng thời, cần kiểm soát chất lượng sản phẩm trước khi đưa đến tay khách hàng để đảm bảo sự hài lòng và tin tưởng từ phía họ.

Thực hiện kiểm kê kho theo định kỳ

Một phần quan trọng của quản lý kho hàng là việc thực hiện kiểm kê định kỳ. Có ba phương pháp chính để thực hiện kiểm kê:

• Kiểm kê vật lý: Đây là việc kiểm tra toàn bộ số lượng hàng tồn kho cùng một lúc. Thường được thực hiện mỗi năm một lần, thường là vào cuối năm khi doanh nghiệp cần thống kê kế toán và nộp thuế. Phương pháp này mang lại sự chính xác cao, nhưng đòi hỏi nhiều công sức và thời gian do số lượng hàng hóa lớn.
• Kiểm kê tại chỗ: Đây là việc kiểm tra số lượng hàng tồn kho bất kỳ thời điểm nào mà doanh nghiệp cảm thấy cần thiết, để biết được các mặt hàng bán chạy và điều chỉnh kế hoạch sản xuất.
• Kiểm kê theo chu kỳ: Thay vì thực hiện kiểm kê vật lý đầy đủ một lần vào cuối năm, một số doanh nghiệp sử dụng phương pháp này để thực hiện kiểm kê định kỳ trong suốt năm. Mỗi ngày, tuần hoặc tháng sẽ kiểm tra một loại sản phẩm khác nhau theo lịch trình. Có nhiều cách để xác định mặt hàng nào sẽ được kiểm kê vào thời điểm nào, nhưng thường thì các mặt hàng có giá trị cao hơn sẽ được kiểm tra thường xuyên hơn.

Quản lý quan hệ với nhà cung cấp và phân loại ABC

Trong quản lý hàng tồn kho, việc ưu tiên các sản phẩm là rất quan trọng. Phương pháp ABC là một công cụ hữu ích giúp bạn xác định các sản phẩm cần được quản lý ưu tiên hơn so với các sản phẩm khác. Để thực hiện điều này, bạn có thể sử dụng phân tích ABC và phân loại sản phẩm thành ba nhóm:

• A: Các sản phẩm có giá trị cao nhưng tần suất bán ra thấp.
• B: Các sản phẩm có giá trị trung bình và tần suất bán ra trung bình.
• C: Các sản phẩm có giá trị thấp nhưng tần suất bán ra cao.

Điều này giúp bạn tập trung vào quản lý chặt chẽ nhóm sản phẩm có ảnh hưởng lớn nhất đến doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp, đồng thời cũng chú ý đến các sản phẩm có tần suất bán ra cao để đảm bảo sự phục vụ khách hàng tốt nhất.

Quản lý kho với kế hoạch dự phòng

Để đối mặt và xử lý những biến động đột ngột một cách hiệu quả và mịn màng, người quản lý cần có khả năng dự đoán trước và lên kế hoạch dự phòng. Kế hoạch này giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro và ứng phó với các vấn đề có thể phát sinh như:

• Nhu cầu thị trường tăng mạnh đột ngột, gây ra tình trạng thiếu hụt nguyên liệu sản xuất để đáp ứng nhu cầu của thị trường.
• Thiếu hụt nguồn vốn dẫn đến khả năng không đủ tiền để nhập nguyên liệu.
• Sản xuất vượt quá khả năng gây ra tình trạng quá tải trong kho, khiến không đủ không gian để lưu trữ hàng hóa.
• Sự nhầm lẫn trong quá trình kiểm soát có thể dẫn đến thiếu hoặc thừa hàng.
• Không đáp ứng được đơn hàng trong khi vẫn có đơn đặt hàng cho sản phẩm đó.
• Ngừng cung cấp từ nhà sản xuất mà không có thông báo trước.

Kế hoạch dự phòng không chỉ giúp giảm thiểu rủi ro mà còn tạo điều kiện cho sự linh hoạt và ổn định trong quản lý kho.

Lợi ích của việc áp dụng các phương pháp quản lý hàng tồn kho

• Không làm gián đoạn quá trình sản xuất: Việc kiểm soát số lượng và chất lượng nguyên liệu thô và sản phẩm thành phẩm giúp đảm bảo cung ứng liên tục cho các giai đoạn sản xuất tiếp theo, tạo ra sự ổn định và liên tục trong quá trình sản xuất.
• Đảm bảo không thiếu hụt hàng hoá: Quản lý hàng tồn kho hiệu quả giúp nhận biết sớm các tình huống thiếu hụt sản phẩm, từ đó có thể lập kế hoạch sản xuất và điều chỉnh nguồn cung kịp thời. Điều này giúp doanh nghiệp duy trì sự tin cậy và uy tín trên thị trường.
• Đầu cơ tích trữ: Thực hiện đầu cơ tích trữ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro từ sự biến động của giá nguyên liệu, bảo vệ lợi nhuận và ổn định tài chính.
• Dự phòng: Duy trì một lượng hàng tồn kho dự phòng giúp đảm bảo rằng doanh nghiệp sẽ có đủ nguồn hàng khi nguồn cung trở nên khan hiếm hoặc ngừng cung cấp từ nhà sản xuất.
• Tránh thất thoát hàng hoá: Quản lý hàng tồn kho hiệu quả giúp ngăn chặn các vấn đề như mất cắp, hư hỏng hoặc lãng phí sản phẩm, bảo vệ lợi ích và tài sản của doanh nghiệp.
• Đưa hàng hoá ra thị trường kịp thời: Áp dụng các phương pháp quản lý hàng tồn kho giúp dự đoán và lên kế hoạch tiêu thụ sản phẩm một cách hiệu quả, từ đó tối ưu hóa việc đáp ứng nhu cầu của thị trường và tránh tình trạng tồn kho dư thừa.
• Tránh lưu trữ hàng hoá quá lớn: Quản lý hàng tồn kho hiệu quả giúp đảm bảo rằng sản xuất không vượt quá nhu cầu thực tế, từ đó tránh được tình trạng tồn kho quá lớn và rủi ro mất vốn do thanh lý hàng tồn.
• Chủ động trong đặt mục tiêu bán hàng: Quản lý hàng tồn kho tốt giúp doanh nghiệp lên kế hoạch tiêu thụ hàng hóa một cách hiệu quả, từ đó đặt ra mục tiêu bán hàng phù hợp và tối ưu hóa hiệu quả vốn lưu động.

Quản lý hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì hoạt động kinh doanh ổn định và hiệu quả. Áp dụng các phương pháp quản lý hàng tồn kho đúng đắn sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bảo vệ tài sản và tạo điều kiện cho sự phát triển bền vững.

Hoàng Thu

Đừng bao giờ đánh mất niềm tin vào bản thân. Chỉ cần tin là mình có thể làm được là bạn lại có thêm lí do để cố gắng thực hiện điều đó.