Cách quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp cực hiệu quả

Trong một doanh nghiệp, hàng tồn kho thường chiếm tỷ trọng lớn và là một trong những tài sản có giá trị lớn trên tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp đó. Vậy đâu là cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả trong doanh nghiệp, hãy cùng Nobi Pro tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!

Hàng tồn kho là gì?

Hàng tồn kho, hay còn được gọi là inventory, là một khái niệm cực kỳ quan trọng trong quản lý kinh doanh và sản xuất. Nó không chỉ đơn thuần là các sản phẩm hoặc hàng hóa mà một doanh nghiệp sở hữu để bán ra thị trường, mà còn bao gồm các nguồn lực khác như nguyên vật liệu, linh kiện và công cụ dụng cụ cần thiết để sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ.

Việc quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng và chiến lược. Mặc dù việc giữ một lượng lớn hàng tồn kho có thể đảm bảo sẵn sàng đáp ứng nhu cầu của khách hàng, nhưng đồng thời cũng mang lại những rủi ro và chi phí không cần thiết. Ngược lại, việc giảm thiểu tồn kho có thể giảm thiểu rủi ro về hỏng hóc hoặc lạm phát, nhưng cũng có thể dẫn đến thiếu hụt hàng khiến khách hàng chuyển sang các đối thủ cạnh tranh.

Các loại hàng tồn kho cơ bản thường được phân loại theo mức độ hoàn thiện và vai trò trong quá trình sản xuất và cung ứng:

• Thành phẩm: Đây là sản phẩm đã hoàn thiện toàn bộ quy trình sản xuất và sẵn sàng để được bán ra thị trường. Chúng đại diện cho phần lớn tồn kho cuối cùng của một doanh nghiệp.
• Bán thành phẩm: Đây là sản phẩm đã hoàn thành một phần công đoạn sản xuất, nhưng chưa đạt đến giai đoạn hoàn chỉnh. Chúng có thể là kết quả của một số công đoạn sản xuất ban đầu hoặc đang chờ giai đoạn cuối cùng để trở thành thành phẩm.
• Nguyên liệu thô: Đây là các nguyên liệu hoặc chất liệu sử dụng trong quá trình sản xuất cơ bản hoặc tạo ra các sản phẩm. Chúng là các thành phần cơ bản mà sản phẩm được tạo ra từ đó.
• Nguồn vật tư: Đây là các vật liệu và tài nguyên cần thiết trong quá trình sản xuất để tạo ra sản phẩm, nhưng không trực tiếp cấu thành thành phẩm. Chẳng hạn như đồ dùng văn phòng, vật liệu làm sạch máy móc, dầu mỡ, nhiên liệu, bóng đèn và các vật liệu khác.

Quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả không chỉ giúp tối ưu hóa hoạt động sản xuất và cung ứng mà còn giúp tối ưu hóa tài sản của doanh nghiệp. Điều này đòi hỏi sự phối hợp giữa các bộ phận trong doanh nghiệp, từ sản xuất đến kế toán và bán hàng, để đảm bảo rằng hàng tồn kho được quản lý một cách hiệu quả và có thể đáp ứng nhu cầu của thị trường một cách linh hoạt và kịp thời.

Cách quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp hiệu quả

Mã hóa vật tư, hàng hóa

Mã hóa vật tư và hàng hóa là một phần không thể thiếu trong quản lý hàng tồn kho của mọi doanh nghiệp, không kể là lĩnh vực sản xuất hay thương mại. Mã hóa không chỉ đơn giản là gắn nhãn vật tư và hàng hóa bằng các số hoặc ký tự, mà còn là một công cụ quản lý mạnh mẽ giúp tối ưu hóa quá trình quản lý tồn kho và giảm thiểu sai sót.

Hiệu quả của việc mã hóa vật tư và hàng hóa là khiến mọi thành viên trong doanh nghiệp có thể dễ dàng đọc, hiểu và nhận diện chính xác mã của từng mặt hàng. Điều này không chỉ giúp tăng cường sự linh hoạt trong quản lý tồn kho mà còn giảm thiểu nguy cơ phát sinh sai sót do sự nhầm lẫn giữa các loại vật tư.

Khi xây dựng một bộ mã hàng, có hai nguyên tắc cơ bản cần được tuân thủ:

• Mức độ chi tiết của yêu cầu quản lý thông tin: Yêu cầu quản lý thông tin đặt ra mức độ chi tiết của mã hàng. Ví dụ, trong trường hợp của dây điện, chúng có thể được phân loại chi tiết theo công suất, kích thước, chất liệu và nhiều tiêu chí khác. Việc này giúp quản lý tồn kho một cách chính xác và hiệu quả hơn. Tuy nhiên, nếu chỉ cần biết số lượng tổng cộng của tất cả các loại dây điện, thì việc phân loại chi tiết có thể được bỏ qua. Quan trọng nhất là mô tả đặc tính của sản phẩm và thống nhất cách đặt tên sản phẩm, bởi đây là yếu tố chủ chốt trong việc sử dụng bộ mã.
• Thói quen của người sử dụng thông tin và cơ chế kiểm soát việc sử dụng bộ mã: Thói quen của người sử dụng thông tin là yếu tố quyết định trong việc áp dụng và tuân thủ bộ mã hàng ngày. Thay đổi thói quen có thể gặp phải nhiều khó khăn, đặc biệt là đối với những người đã quen với bộ mã hiện tại. Họ có thể không muốn chấp nhận sự thay đổi và có thể không nhận ra những bất hợp lý trong bộ mã đang sử dụng. Đối với các tổ chức lớn, việc thay đổi thói quen của một lượng lớn người sử dụng là một quá trình dài và phức tạp.

Nhìn chung, mã hóa vật tư và hàng hóa không chỉ là việc gắn nhãn mà còn là một phần quan trọng trong quản lý tồn kho và tối ưu hóa hoạt động doanh nghiệp. Điều này đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng và tính linh hoạt để đảm bảo rằng bộ mã được xây dựng phản ánh chính xác nhu cầu quản lý và cũng được chấp nhận và tuân thủ bởi tất cả các thành viên trong tổ chức.

Xác định mức tồn kho tối đa và tối thiểu đối với mỗi vật tư, hàng hóa

Xác định mức tồn kho tối đa và tối thiểu cho mỗi vật tư hoặc hàng hóa là một phần quan trọng của quản lý tồn kho trong mọi doanh nghiệp. Điều này giúp tối ưu hóa quá trình mua hàng, sản xuất và cung ứng, đồng thời giảm thiểu các chi phí không cần thiết liên quan đến tồn kho.

Ý nghĩa của việc xác định mức tồn kho tối đa và tối thiểu:

• Tránh mua hàng quá tay hoặc nhập về nhiều hơn cần thiết: Xác định mức tồn kho tối đa giúp tránh việc mua quá nhiều hàng hóa hoặc nhập về nhiều hơn mức cần thiết. Điều này giúp tránh tình trạng tồn kho dư thừa, tiết kiệm chi phí lưu trữ và giảm nguy cơ hỏng hóc hoặc lỗi hậu quả của việc lưu trữ hàng hóa quá lâu.
• Tránh thiếu hụt hàng: Mức tồn kho tối thiểu được thiết lập để đảm bảo rằng doanh nghiệp không gặp phải tình trạng thiếu hụt hàng trong quá trình sản xuất hoặc cung ứng. Việc thiếu hụt hàng có thể dẫn đến giảm doanh thu (đối với doanh nghiệp thương mại) hoặc trì trệ sản xuất (đối với doanh nghiệp sản xuất), và có thể gây tổn thất uy tín đối với khách hàng.
• Giảm chi phí tồn kho: Mức tồn kho tối đa và tối thiểu được thiết lập một cách cân nhắc giữa việc đảm bảo sẵn có đủ hàng hóa để đáp ứng nhu cầu và việc giảm thiểu chi phí tồn kho. Việc giữ mức tồn kho trong khoảng hợp lý giúp giảm thiểu các chi phí liên quan như chi phí lưu trữ, chi phí bảo quản, và rủi ro tồn kho.

Cách thiết lập mức tồn kho tối đa và tối thiểu:

• Phân tích dữ liệu lịch sử: Dựa trên dữ liệu lịch sử về mức độ tiêu thụ hoặc sử dụng hàng hóa, doanh nghiệp có thể xác định mức tồn kho tối đa và tối thiểu dựa trên mức độ biến động của nhu cầu.
• Xem xét yếu tố thị trường: Cân nhắc các yếu tố thị trường như mùa vụ, xu hướng tiêu dùng và dự báo nhu cầu để xác định mức tồn kho phù hợp với mỗi mặt hàng.
• Đánh giá rủi ro: Xem xét các yếu tố rủi ro như thời tiết, biến động giá cả hoặc thay đổi chính sách để điều chỉnh mức tồn kho tối đa và tối thiểu.
• Điều chỉnh định kỳ: Mức tồn kho tối đa và tối thiểu cần được đánh giá và điều chỉnh định kỳ để phản ánh các thay đổi trong nhu cầu thị trường và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Nhìn chung, việc xác định mức tồn kho tối đa và tối thiểu cho mỗi vật tư hoặc hàng hóa là một phần quan trọng của quản lý tồn kho, giúp doanh nghiệp đạt được sự cân bằng giữa đáp ứng nhu cầu và giảm thiểu chi phí tồn kho.

Sắp xếp vật tư, hàng hóa trong kho một cách khoa học

Sắp xếp vật tư và hàng hóa trong kho một cách khoa học, thuận tiện và hợp lý là một phần không thể thiếu của quản lý tồn kho hiệu quả trong mọi doanh nghiệp. Một hệ thống sắp xếp hàng hóa tốt không chỉ giúp tăng cường hiệu suất làm việc mà còn giúp giảm thiểu sai sót và thất thoát trong quá trình quản lý kho.

Ý nghĩa của việc sắp xếp hàng hóa trong kho:

• Tăng cường hiệu suất làm việc: Sắp xếp hàng hóa một cách khoa học giúp tối ưu hóa quá trình tìm kiếm và truy xuất hàng hóa. Khi hàng hóa được sắp xếp theo vị trí cố định hoặc theo hệ thống linh hoạt, nhân viên kho có thể nhanh chóng và dễ dàng tìm thấy hàng hóa cần thiết.
• Giảm thiểu sai sót: Một hệ thống sắp xếp hàng hóa rõ ràng giúp tránh nhầm lẫn và sai sót trong quá trình đặt và lấy hàng. Việc có vị trí cố định hoặc sơ đồ kho chi tiết giúp thủ kho và nhân viên kho dễ dàng nhận diện và định vị chính xác vị trí của mỗi mặt hàng.
• Giảm thiểu thất thoát và mất cắp: Việc quản lý hàng hóa theo vị trí giúp tránh được thất thoát và mất cắp hàng hóa. Khi hàng hóa được sắp xếp rõ ràng, bất kỳ sự di chuyển hay mất cắp nào cũng sẽ dễ dàng nhận ra và phát hiện kịp thời.

Phương pháp sắp xếp hàng hóa trong kho:

• Phương pháp sắp xếp cố định (fix location): Đây là phương pháp mặt hàng được đặt ở vị trí cố định và không thay đổi. Mỗi loại hàng hóa có một vị trí cố định trong kho. Điều này giúp dễ dàng tìm kiếm hàng hóa nhưng tốn diện tích và không phù hợp với kho hàng có lượng hàng lớn và luân chuyển thường xuyên.
• Phương pháp sắp xếp vị trí linh hoạt (free location): Đây là phương pháp mặt hàng không có vị trí cố định và tất cả các vị trí được đánh số hoặc đặt tên. Khi hàng hóa được đặt ở một vị trí nào đó, tên hàng hóa cũng được gắn kèm với vị trí đó trên sơ đồ kho. Phương pháp này tiết kiệm diện tích nhưng đòi hỏi thời gian và công sức cho việc sắp xếp và hiển thị kho hàng.

Phương pháp sắp xếp cố định và sắp xếp vị trí linh hoạt đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng, và doanh nghiệp nên chọn lựa phương pháp phù hợp nhất với quy mô và điều kiện cụ thể của kho hàng của mình để đảm bảo hoạt động vận hành suôn sẻ và hiệu quả.

Kiểm kê hàng hóa định kỳ

Kiểm kê hàng hóa định kỳ là một quy trình quan trọng để đảm bảo sự chính xác và minh bạch trong quản lý hàng tồn kho, bằng cách so sánh số liệu trên sổ sách với số liệu thực tế thông qua việc đếm lại số lượng hàng hóa trong kho.

Ý nghĩa của việc kiểm kê hàng hóa định kỳ:

• Xác định sự khác biệt giữa số liệu trên sổ sách và số liệu thực tế: Kiểm kê hàng hóa giúp xác định xem liệu số liệu trên sổ sách có khớp với số liệu thực tế không. Bằng cách này, doanh nghiệp có thể phát hiện ra bất kỳ sai sót nào trong quá trình ghi chép hoặc xử lý thông tin, giúp đảm bảo tính chính xác của dữ liệu tồn kho.
• Phát hiện hàng hóa hỏng, lỗi hoặc hết hạn: Trong quá trình kiểm kê, doanh nghiệp có cơ hội kiểm tra tình trạng của hàng hóa trong kho. Việc phát hiện và loại bỏ hàng hóa hỏng, lỗi hoặc hết hạn sẽ giúp tránh được việc cung cấp hàng hóa không chất lượng cho khách hàng và giảm thiểu rủi ro phát sinh từ việc sử dụng hàng hóa không đảm bảo.
• Quản lý tồn kho hiệu quả: Việc kiểm kê hàng hóa định kỳ giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về lượng hàng hóa cụ thể trong kho của mình. Điều này giúp tối ưu hóa quản lý tồn kho, từ việc đặt hàng đến điều chỉnh các chiến lược lưu trữ và cung cấp, giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực.
• Hạn chế sai sót và chi phí hủy hàng hỏng: Thông qua việc kiểm kê hàng hóa định kỳ, doanh nghiệp có cơ hội phát hiện và sửa chữa các sai sót trong quản lý tồn kho. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro hàng hóa bị mất cắp hoặc hỏng hóc, từ đó giảm thiểu chi phí liên quan đến việc hủy hàng hỏng và làm mất đi lợi nhuận.

Tần suất kiểm kê hàng hóa định kỳ có thể thay đổi tùy thuộc vào quy mô và loại hình hoạt động của doanh nghiệp. Tuy nhiên, ít nhất thì doanh nghiệp nên thực hiện kiểm kê hàng hóa định kỳ ít nhất là 6 tháng một lần để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tồn kho.

Ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý hàng tồn kho

Ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý hàng tồn kho không chỉ giúp nâng cao hiệu quả và chính xác của quá trình quản lý mà còn tạo ra nhiều lợi ích và tiện lợi cho doanh nghiệp.

Lợi ích của việc áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý hàng tồn kho:

• Tối ưu hóa quá trình tìm kiếm: Thông qua hệ thống mã vạch hoặc mã QR, doanh nghiệp có thể biết được vị trí cụ thể của từng mặt hàng trong kho, giúp tối ưu hóa quá trình tìm kiếm và truy xuất hàng hóa.
• Tăng cường chính xác và độ tin cậy: Việc tự động hóa quy trình và sử dụng công nghệ thông tin giúp giảm thiểu sai sót và tăng độ chính xác của quản lý hàng tồn kho.
• Tiết kiệm thời gian và công sức: Công nghệ thông tin giúp tối ưu hóa quy trình quản lý hàng tồn kho, giảm thiểu thời gian và công sức cần thiết cho việc ghi chép và kiểm kê hàng hóa.
• Quản lý tồn kho linh hoạt: Phần mềm quản lý kho cho phép doanh nghiệp tùy chỉnh và điều chỉnh các thông số quản lý tồn kho một cách linh hoạt, phù hợp với nhu cầu và đặc thù của doanh nghiệp.
• Đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu: Công nghệ thông tin cung cấp thông tin và dữ liệu chính xác về tồn kho, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định kinh doanh dựa trên dữ liệu thực tế và minh bạch.
• Tăng cường hiệu quả vận hành: Bằng cách tự động hóa các quy trình và sử dụng công nghệ thông tin, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa hiệu quả vận hành của kho hàng, giảm thiểu tình trạng hàng tồn quá nhiều hoặc thiếu hụt, từ đó tối ưu hóa quá trình sản xuất và cung ứng.

Dưới đây là một số cách áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý hàng tồn kho:

• Sử dụng máy quét mã vạch:
  • Máy quét mã vạch giúp tự động hóa quá trình nhập, xuất và kiểm kê hàng hóa, giảm thiểu sai sót và tăng cường độ chính xác.
  • Thông tin về hàng hóa được ghi chép và cập nhật tự động trong hệ thống, giúp tiết kiệm thời gian và công sức của nhân viên kho.
• Sử dụng phần mềm quản lý kho:
  • Phần mềm quản lý kho giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý tồn kho một cách hiệu quả và linh hoạt.
  • Hệ thống cung cấp thông tin về tồn kho, cảnh báo tồn kho tối đa và tối thiểu, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định lập kế hoạch nhập hàng và xuất hàng một cách chính xác và kịp thời.

Như vậy, qua bài viết trên, Nobi Pro đã cung cấp những thông tin về cách quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp hiệu quả. Hy vọng rằng bài viết hữu ích với bạn!

Thu Thủy

Be happy!