Quy trình quản lý đơn hàng tối ưu

• Tránh tình trạng tồn kho quá mức hoặc thiếu hụt hàng hóa: Quy trình quản lý đơn hàng tối ưu giúp điều chỉnh lượng hàng tồn kho để tránh tình trạng tồn kho quá mức hoặc thiếu hụt hàng hóa, từ đó tối ưu hóa tài nguyên và tăng cường hiệu suất kinh doanh.
• Giảm thiểu sai sót trong quá trình xử lý đơn hàng: Quy trình quản lý đơn hàng cung cấp sự cấu trúc và chuẩn mực cho việc xử lý đơn hàng, giúp giảm thiểu những sai sót như giao sai đơn hàng/địa chỉ, giao hàng chậm, từ đó bảo vệ danh tiếng của công ty và tăng cường sự hài lòng của khách hàng.
• Tiết kiệm thời gian và tăng cường hiệu suất thông qua đầu tư vào hệ thống quản lý hiệu quả: Bằng việc áp dụng một hệ thống quản lý đơn hàng hiệu quả, công ty có thể tiết kiệm thời gian và tăng cường hiệu suất làm việc, từ đó cải thiện hiệu quả kinh doanh tổng thể.

Tùy thuộc vào quy mô và đặc tính của mỗi công ty, quy trình quản lý đơn hàng sẽ có sự biến động. Tuy nhiên, nó thường bao gồm ba bước cơ bản: tiếp nhận đơn hàng, xử lý đơn hàng và giải quyết các vấn đề sau đơn hàng.

Bước 1: Tiếp nhận đơn hàng

• Đối với môi trường kinh doanh ngày nay, đặc biệt trong lĩnh vực thương mại điện tử, việc tiếp nhận đơn hàng qua các kênh trực tuyến ngày càng trở nên phổ biến. Có bốn loại đơn hàng chính:
  • Đặt hàng trước (Pre-Order).
  • Đặt hàng lại (Backorder).
  • Hàng order.
  • Purchase order.
• Để quản lý hiệu quả, cần hiểu rõ về từng loại đơn hàng và cân nhắc vấn đề thanh toán, đặc biệt là với số lượng đơn hàng lớn.

Để tối ưu hóa quy trình quản lý đơn hàng, công ty cần xem xét một hệ thống quản lý đơn hàng phù hợp, giúp lọc và thống kê đơn hàng từ nhiều kênh khác nhau để tăng cường hiệu suất và doanh thu bán hàng tổng thể.

Bước 2: Xử lý đơn hàng

Xử lý đơn hàng là bước quan trọng nhất trong quy trình quản lý đơn hàng, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và thời gian giao hàng. Trong bước này, hai yếu tố chính cần được chú ý là tốc độ và độ chính xác.

Thực tế, tùy thuộc vào quy mô và yêu cầu cụ thể của công ty, có ba phương thức quan trọng để xử lý đơn hàng như sau:

• Warehouse Fulfillment: Công ty sở hữu và quản lý kho hàng riêng, tự thực hiện các hoạt động xử lý đơn hàng. Phương thức này thích hợp cho các doanh nghiệp có quy mô lớn và ngân sách cho việc quản lý kho bãi.
• Dropshipping: Người bán không sở hữu hàng hóa mà liên hệ với nhà cung cấp giao hàng trực tiếp cho người mua. Đây là phương thức phổ biến trong thương mại điện tử.
• Third-Party Fulfillment: Thuê các dịch vụ bên ngoài để thực hiện toàn bộ hoạt động quản lý đơn hàng. Đây là giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa.

Dù lựa chọn phương thức nào, quy trình xử lý đơn hàng thường bao gồm các bước sau:

Bước 2.1: Lấy hàng

• Đây là bước quan trọng nhất để đảm bảo việc lấy ra hàng hóa chính xác và hiệu quả từ kho. Có một số phương pháp để thực hiện việc lấy hàng:
  • Lấy từng đơn hàng một (Single Order): Lấy ra từng đơn hàng một trước khi chuyển sang đơn hàng tiếp theo. Phương pháp này phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ hoặc mới bắt đầu hoạt động.
  • Chọn hàng theo nhóm (Batch Picking): Nhóm nhiều đơn hàng thành một nhóm, sau đó lấy hàng cho toàn bộ nhóm đó trong một lần.
  • Chọn hàng theo khu vực (Zone Picking): Phân chia kho thành các khu vực và giao cho mỗi nhân viên phụ trách một khu vực cụ thể để lấy hàng.
  • Chọn hàng theo đợt (Wave Picking): Mỗi nhân viên lấy hàng từ khu vực của mình và đưa về khu vực đóng gói.

Tùy thuộc vào tổ chức và quy mô của doanh nghiệp, việc lựa chọn phương pháp phù hợp và cấu trúc kho bãi hợp lý sẽ giúp việc xử lý đơn hàng diễn ra một cách hiệu quả và trơn tru.

Bước 2.2: Đóng gói hàng

Đóng gói hàng là một phần không thể thiếu trong quy trình xử lý đơn hàng, đảm bảo sự an toàn và chất lượng của hàng hóa khi vận chuyển đến khách hàng. Quy trình đóng gói bao gồm việc chọn vật liệu bao bì phù hợp, cân đo lường hàng hóa và gắn nhãn đúng thông tin lên gói hàng.

Tùy thuộc vào loại và kích thước hàng hóa, cách đóng gói có thể khác nhau để đảm bảo tính chất lượng và hiệu quả. Tuy nhiên, trong quá trình này, có một số điểm cần lưu ý:

• Sử dụng thiết bị quét mã vạch giúp xác định hàng hóa nhanh chóng và chính xác.
• Cân nhắc về kích thước hộp đóng gói để tránh phí vận chuyển phát sinh không mong muốn.
• Lựa chọn vật liệu đóng gói phù hợp với tính chất của hàng hóa, hạn chế lãng phí và đảm bảo bảo vệ hàng hóa.
• Đảm bảo ghi đúng thông tin vào phiếu đóng gói để tránh sai sót trong quá trình vận chuyển.

Bước 2.3: Giao hàng

Sau khi đóng gói hoàn tất, bước cuối cùng là giao hàng đến tay khách hàng. Quy trình này bao gồm:

• In nhãn vận chuyển và hóa đơn để đính kèm vào gói hàng.
• Đánh dấu đơn hàng đã được vận chuyển trong hệ thống quản lý để tránh nhầm lẫn.
• Gửi email xác nhận giao hàng và cung cấp thông tin vận chuyển để khách hàng có thể theo dõi tình trạng đơn hàng của mình