Chia sẻ kiến thức

Tìm hiểu quy trình nhập kho để quản lý hàng hóa hiệu quả

Trong kinh doanh, quy trình nhập kho là một phần không thể thiếu để đảm bảo việc quản lý hàng hóa chính xác và hiệu quả. Một quy trình nhập kho được tổ chức khoa học giúp bạn không chỉ kiểm soát tốt hàng hóa mà còn nâng cao hiệu quả vận hành.

Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết các quy trình nhập kho phổ biến và từng bước thực hiện cụ thể để bạn dễ dàng áp dụng vào công việc.

Quy trình nhập kho hàng hóa: Chi tiết từng bước

1. Quy trình nhập cho đơn hàng vận chuyển

Quy trình này thường áp dụng cho các shop bán lẻ hoặc các doanh nghiệp thương mại điện tử cần vận chuyển hàng hóa đến khách hàng.

  • Bước 1: Lấy hàng tại shop
    Shipper đến trực tiếp tại cửa hàng hoặc địa chỉ được chỉ định để nhận hàng. Trước khi bàn giao, chủ shop cần kiểm tra kỹ số lượng và chất lượng hàng hóa để đảm bảo không có sai sót.
  • Bước 2: Vận chuyển hàng về kho tổng và phân loại
    Hàng hóa được chuyển đến kho tổng để phân loại theo khu vực, nhóm sản phẩm hoặc đơn hàng. Đây là bước quan trọng để đảm bảo hàng hóa được điều phối đúng vị trí.
  • Bước 3: Giao hàng cho khách hàng cuối cùng
    Sau khi phân loại, hàng hóa được vận chuyển từ kho tổng đến các kho chi nhánh gần khách hàng nhất. Shipper tiến hành giao hàng và cập nhật trạng thái hoàn thành đơn hàng.

 

Sau khi phân loại, hàng hóa được vận chuyển từ kho tổng đến các kho chi nhánh gần khách hàng nhất
Sau khi phân loại, hàng hóa được vận chuyển từ kho tổng đến các kho chi nhánh gần khách hàng nhất

 

2. Quy trình nhập kho theo tiêu chuẩn ISO

Quy trình nhập kho theo tiêu chuẩn ISO yêu cầu tuân thủ các bước kiểm tra và ghi nhận chặt chẽ nhằm đảm bảo chất lượng và minh bạch.

  • Bước 1: Lập kế hoạch nhập hàng và thông báo
    Bộ phận quản lý kho tiến hành lập kế hoạch nhập hàng, bao gồm số lượng, loại hàng hóa và thời gian nhập. Sau đó, kế hoạch được gửi đến các bộ phận liên quan để phê duyệt.

 

Bộ phận sản xuất thường xuyên theo dõi số lượng nguyên liệu trong kho. Khi phát hiện lượng nguyên liệu giảm dưới mức tối thiểu, quản lý xưởng sẽ lập báo cáo đề xuất nhập nguyên liệu và gửi đến ban lãnh đạo để xin phê duyệt.
Bộ phận sản xuất thường xuyên theo dõi số lượng nguyên liệu trong kho. Khi phát hiện lượng nguyên liệu giảm dưới mức tối thiểu, quản lý xưởng sẽ lập báo cáo đề xuất nhập nguyên liệu và gửi đến ban lãnh đạo để xin phê duyệt.

 

  • Bước 2: Kiểm tra, đối chiếu hàng hóa nhập kho
    Khi hàng hóa được đưa đến kho, nhân viên phụ trách kiểm tra cẩn thận từng loại hàng. Việc kiểm tra bao gồm xác nhận số lượng, chất lượng và tính đồng nhất so với chứng từ hoặc yêu cầu đặt hàng.
  • Bước 3: Hoàn tất chứng từ và lưu trữ thông tin
    Sau khi kiểm tra hoàn tất, nhân viên lập các chứng từ nhập kho như phiếu nhập kho và hóa đơn. Chứng từ này được chuyển đến bộ phận kế toán để lưu trữ và đối chiếu khi cần thiết.

3. Quy trình nhập nguyên liệu sản xuất

Quy trình này phù hợp với các nhà máy sản xuất cần nhập nguyên liệu thô để vận hành.

  • Bước 1: Đề xuất nhập nguyên liệu sản xuất
    Bộ phận sản xuất thường xuyên theo dõi số lượng nguyên liệu trong kho. Khi phát hiện lượng nguyên liệu giảm dưới mức tối thiểu, quản lý xưởng sẽ lập báo cáo đề xuất nhập nguyên liệu và gửi đến ban lãnh đạo để xin phê duyệt.
  • Bước 2: Nhận nguyên liệu và sắp xếp trong kho
    Sau khi nguyên liệu được chuyển đến, nhân viên kho tiến hành kiểm tra từng loại nguyên liệu về chất lượng, số lượng và điều kiện bảo quản. Sau đó, nguyên liệu được sắp xếp gọn gàng vào khu vực lưu trữ được chỉ định.
  • Bước 3: Đối chiếu thông tin và hoàn tất phiếu nhập kho
    Nhân viên lập phiếu nhập kho dựa trên thông tin đối chiếu giữa đơn hàng và thực tế nhận hàng. Phiếu nhập kho được ký xác nhận bởi các bộ phận liên quan để hoàn tất quy trình.

 

4. Quy trình nhập hàng hóa thành phẩm

Quy trình này áp dụng cho các doanh nghiệp sản xuất, khi hàng hóa đã hoàn thiện và chuẩn bị lưu trữ trong kho trước khi phân phối.

  • Bước 1: Vận chuyển hàng thành phẩm đến kho
    Hàng hóa sau khi sản xuất hoàn tất sẽ được vận chuyển từ nhà xưởng đến kho lưu trữ. Tại đây, nhân viên quản lý cần kiểm tra tình trạng đóng gói và bảo quản của từng kiện hàng.

 

Nhân viên quản lý cần kiểm tra tình trạng đóng gói và bảo quản của từng kiện hàng.
Nhân viên quản lý cần kiểm tra tình trạng đóng gói và bảo quản của từng kiện hàng.

 

  • Bước 2: Kiểm tra và sắp xếp hàng hóa vào kho
    Từng sản phẩm được kiểm tra cẩn thận để đảm bảo không có lỗi sản xuất hay hư hỏng. Sau khi kiểm tra, hàng hóa được sắp xếp vào các kệ hoặc khu vực riêng, được đánh dấu theo loại hoặc lô sản xuất.
  • Bước 3: Tạo phiếu nhập kho và cập nhật hệ thống quản lý
    Nhân viên kho lập phiếu nhập kho với đầy đủ thông tin về sản phẩm, số lượng và ngày nhập. Các thông tin này cũng được cập nhật trên hệ thống quản lý kho để theo dõi dễ dàng.

 

Kết luận

Dù bạn đang vận hành một shop bán lẻ hay một doanh nghiệp sản xuất lớn, việc xây dựng quy trình nhập kho rõ ràng và chi tiết sẽ giúp bạn tối ưu hóa quản lý hàng hóa. Hãy áp dụng ngay những quy trình trên để đảm bảo hoạt động kinh doanh của bạn diễn ra suôn sẻ, hiệu quả và chuyên nghiệp hơn.

Nếu bạn cần tư vấn thêm, đừng ngần ngại để lại câu hỏi cho Nobi.Pro nhé!

 

Le