Các vấn đề giao hàng thường gặp mà shop mới cần theo dõi

Khi bước vào kinh doanh online, giao hàng không chỉ là một khâu trong chuỗi hoạt động mà còn đóng vai trò sống còn trong việc tạo dựng uy tín và giữ chân khách hàng. Đối với các shop mới, việc quản lý và vận hành hệ thống giao hàng có thể gặp nhiều trở ngại, từ những vấn đề nhỏ như xác nhận địa chỉ đến các rủi ro lớn như hàng hóa bị mất mát hay chi phí tăng cao.

Bài viết này sẽ giúp bạn nắm rõ các vấn đề giao hàng phổ biến, nguyên nhân gây ra và các giải pháp thực tiễn để tối ưu hóa quy trình giao nhận, qua đó đảm bảo trải nghiệm mua sắm tốt nhất cho khách hàng.

1. Thời gian giao hàng bị trễ

Việc giao hàng không đúng hạn là một trong những phàn nàn phổ biến nhất từ khách hàng. Đối với các shop mới, việc quản lý đúng thời gian giao hàng có thể là một thách thức lớn, đặc biệt trong những mùa cao điểm như lễ, Tết hoặc các đợt khuyến mãi lớn.

Nguyên nhân gây trễ

• Đơn vị vận chuyển quá tải: Vào các thời điểm cao điểm, các đơn vị vận chuyển thường không thể xử lý kịp số lượng đơn hàng lớn.
• Thông tin đơn hàng không đầy đủ: Địa chỉ không rõ ràng, số điện thoại sai, hoặc khách hàng không có mặt tại nơi nhận.
• Hàng hóa bị chậm xử lý tại kho: Một số đơn vị vận chuyển có quy trình xử lý hàng hóa phức tạp hoặc bị quá tải, dẫn đến thời gian giao hàng kéo dài.

Giải pháp

• Chọn đối tác vận chuyển phù hợp: Nên hợp tác với các đơn vị vận chuyển uy tín, có kinh nghiệm và nhiều đánh giá tích cực từ các shop khác.
• Kiểm tra kỹ thông tin giao nhận: Hãy đảm bảo thông tin giao hàng được cung cấp đầy đủ và chính xác trước khi chuyển đơn.
• Giao tiếp rõ ràng với khách hàng: Thông báo cụ thể thời gian dự kiến giao hàng và cập nhật ngay khi có bất kỳ thay đổi nào.

2. Hàng hóa bị hư hỏng hoặc mất mát

Không ít shop mới phải đối mặt với tình trạng hàng hóa bị hư hỏng, mất mát trong quá trình vận chuyển. Điều này không chỉ gây tổn thất tài chính mà còn làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín của shop. 

Nguyên nhân

• Đóng gói không đúng cách: Hàng hóa không được bảo vệ đủ tốt, dẫn đến hư hỏng trong quá trình vận chuyển.
• Xử lý không cẩn thận: Một số nhân viên giao hàng hoặc kho bãi có thể không chú ý đến việc bảo quản hàng hóa.
• Thất lạc hàng hóa: Hàng hóa có thể bị mất mát do lỗi hệ thống hoặc sai sót trong khâu vận chuyển.

Giải pháp

• Đóng gói cẩn thận: Sử dụng vật liệu bảo vệ như xốp, bọc bong bóng, hoặc thùng carton chắc chắn để bảo vệ hàng hóa.
• Lựa chọn đơn vị vận chuyển có bảo hiểm: Mua bảo hiểm hàng hóa để giảm thiểu tổn thất khi xảy ra sự cố.
• Ghi rõ thông tin trên kiện hàng: Ghi đầy đủ thông tin người nhận, địa chỉ, và số điện thoại để tránh nhầm lẫn.

3. Chi phí giao hàng cao

Chi phí giao hàng là yếu tố ảnh hưởng lớn đến giá bán và lợi nhuận của shop. Đối với các shop mới, việc tính toán chi phí vận chuyển không hợp lý có thể khiến giá thành sản phẩm trở nên kém cạnh tranh, làm giảm khả năng thu hút khách hàng.

Nguyên nhân

• Khoảng cách vận chuyển xa: Các đơn hàng giao đến vùng sâu, vùng xa thường có chi phí cao hơn.
• Khối lượng và kích thước hàng hóa lớn: Hàng hóa cồng kềnh hoặc nặng thường bị tính phí cao hơn.
• Sử dụng dịch vụ giao hàng nhanh: Các dịch vụ giao hàng hỏa tốc luôn có giá cao hơn đáng kể so với dịch vụ giao hàng thông thường.

Giải pháp

• So sánh giá cước giữa các đơn vị vận chuyển: Nên tìm hiểu và lựa chọn đơn vị vận chuyển có giá cả hợp lý, phù hợp với nhu cầu.
• Tối ưu hóa kích thước đóng gói: Cố gắng đóng gói gọn nhẹ để giảm khối lượng và kích thước hàng hóa.
• Thương lượng giá cước: Nếu shop có lượng đơn hàng ổn định, hãy đàm phán với đơn vị vận chuyển để nhận được mức giá ưu đãi hơn.

4. Khách hàng từ chối nhận hàng

Không ít shop gặp phải tình trạng khách hàng từ chối nhận hàng khi shipper giao đến, dẫn đến lãng phí cả thời gian và chi phí vận chuyển. 

Nguyên nhân

• Khách hàng thay đổi ý định: Sau khi đặt hàng, khách có thể không còn muốn mua nữa.
• Sản phẩm không đúng mô tả: Hàng hóa không giống như hình ảnh hoặc thông tin trên trang bán hàng.
• Khách hàng không đủ khả năng thanh toán: Đối với các đơn COD, khách hàng đôi khi không chuẩn bị sẵn tiền mặt khi nhận hàng.

Giải pháp

• Cung cấp thông tin sản phẩm rõ ràng: Đảm bảo hình ảnh và mô tả sản phẩm đúng với thực tế.
• Xác nhận đơn hàng trước khi giao: Gọi điện xác nhận lại với khách hàng để tránh trường hợp thay đổi ý định.
• Khuyến khích thanh toán trước: Áp dụng hình thức thanh toán online cho các đơn hàng giá trị cao.

5. Quản lý đơn hàng kém hiệu quả

Việc không quản lý tốt trạng thái đơn hàng dễ dẫn đến tình trạng nhầm lẫn, bỏ sót đơn hoặc xử lý chậm trễ.

Nguyên nhân

• Không có hệ thống quản lý chuyên nghiệp: Các shop mới thường sử dụng phương pháp thủ công để theo dõi đơn hàng.
• Thiếu nhân sự: Nếu không có đủ nhân lực, việc xử lý đơn hàng sẽ trở nên chậm chạp.
• Không phối hợp tốt với đơn vị vận chuyển: Việc cập nhật trạng thái đơn hàng không đồng bộ có thể gây khó khăn trong khâu theo dõi.

Giải pháp

• Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng: Phần mềm như Nobi.Pro có thể giúp bạn quản lý đơn hàng hiệu quả hơn.
• Đào tạo nhân viên: Đảm bảo nhân viên được hướng dẫn kỹ lưỡng về quy trình xử lý đơn hàng.
• Giao tiếp thường xuyên với đối tác vận chuyển: Đảm bảo cập nhật trạng thái đơn hàng kịp thời để tránh nhầm lẫn.

6. Đơn hàng bị hoàn về

Hàng hoàn không chỉ gây mất chi phí vận chuyển hai chiều mà còn khiến shop phải xử lý thêm các khâu lưu kho hoặc đổi trả sản phẩm.

Nguyên nhân

• Không liên lạc được với khách hàng: Shipper không thể gọi được khách hoặc khách không có mặt tại nơi nhận.
• Thông tin giao nhận sai: Địa chỉ hoặc số điện thoại không chính xác.
• Khách hàng từ chối nhận hàng: Do thay đổi ý định hoặc không hài lòng với sản phẩm.

Giải pháp

• Kiểm tra thông tin trước khi giao: Đảm bảo thông tin khách hàng được ghi đầy đủ và rõ ràng.
• Liên hệ xác nhận trước khi giao: Đối với đơn hàng giá trị cao, nên xác nhận lại thời gian và địa điểm giao hàng.
• Hợp tác với đơn vị vận chuyển: Làm việc chặt chẽ để xử lý nhanh chóng các trường hợp hàng hoàn.

Để giải quyết những vấn đề trên, nhà bán hàng có thể tham khảo phần mềm quản lý bán hàng Nobi.Pro – giải pháp dành cho nhà KDOL đa nền tảng cùng giải pháp Nobi Ship. 

Nobiship là tính năng thông minh của Nobi.Pro, được thiết kế để kết nối các nhà bán hàng với các hãng vận chuyển hàng đầu như Viettel Post, Ninja Van, và J&T. Khác với các dịch vụ vận chuyển truyền thống, Nobiship không chỉ hỗ trợ giao hàng mà còn cung cấp các công cụ tối ưu hóa quy trình vận chuyển.

Các điểm nổi bật của Nobiship

• Tự động đẩy đơn hàng từ các nền tảng như TikTok Shop/ Shopee… sang đơn vị vận chuyển.
• Cơ chế gộp đơn hàng, giúp giảm chi phí vận chuyển đáng kể.
• Hỗ trợ đối soát thanh toán minh bạch, đảm bảo quản lý tài chính hiệu quả.
• Hỗ trợ theo dõi hành trình đơn, hỗ trợ xử lý sự cố kịp thời

Với các tính năng ưu việt như tiết kiệm chi phí, tối ưu quy trình, đối soát minh bạch và hỗ trợ xử lý sự cố, Nobiship không chỉ là một công cụ hỗ trợ mà còn là đối tác đáng tin cậy trong quá trình kinh doanh online.

Đừng để các vấn đề vận chuyển làm giảm hiệu quả kinh doanh của bạn. Hãy lựa chọn Nobiship để tối ưu hóa quy trình vận hành và đảm bảo sự an toàn cho từng đơn hàng.

Kết luận

Giao hàng là một phần không thể thiếu trong kinh doanh online, đặc biệt với các shop mới. Việc hiểu rõ các vấn đề thường gặp và biết cách xử lý sẽ giúp bạn xây dựng hệ thống vận hành hiệu quả, mang đến trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.

Hãy đầu tư thời gian để chọn đối tác giao hàng phù hợp, tối ưu quy trình vận chuyển, và luôn duy trì sự chuyên nghiệp trong mọi khâu. Khi làm tốt những điều này, bạn sẽ không chỉ cải thiện doanh số mà còn xây dựng được lòng tin vững chắc từ phía khách hàng.

Theo dõi ngay Nobi.Pro để không bỏ lỡ những mẹo kinh doanh hữu ích giúp bạn thành công hơn!

Le