Quản lý kho hàng là gì? Giải pháp nào giúp quản lý kho hiệu quả nhất?

Với bất cứ doanh nghiệp hay chủ cửa hàng kinh doanh hàng hoá hữu hình, quản lý kho hàng đóng vai trò rất quan trọng. Hiệu quả quản lý kho thậm chí tác động trực tiếp tới doanh thu và chiến lược phát triển kinh doanh của doanh nghiệp, chủ shop. Vậy công việc này được thực hiện như thế nào, cần có những kỹ năng cơ bản gì? Bài viết sau đây sẽ giúp bạn trả lời.

Quản lý kho hàng là gì? Tại sao cần quản lý kho?

Trước hết chúng ta cũng cần hiểu cơ bản kho hàng là gì thì mới có thể hiểu rõ quản lý kho là công việc như thế nào. Kho hàng được hiểu là nơi cất giữ, lưu trữ tất cả các loại hàng hoá, vật tư, nguyên vật liệu phục vụ quá trình hoạt động, kinh doanh của 1 tổ chức, doanh nghiệp nhất định. Kho hàng cũng là nơi thường xuyên diễn ra hoạt động xuất – nhập hàng hoá, kiểm kê hàng hoá… để tổ chức hoạt động kinh doanh và bảo quản hàng hoá của nhà bán hàng.

Quản lý kho hiểu đơn giản là công việc kiểm soát tất cả mọi hoạt động liên quan tới kho hàng, từ nhập hàng, xuất hàng, kiểm đến tồn kho,… Quản lý hàng hoá, quản lý kho tốt sẽ giúp doanh nghiệp nhận về hàng loạt lợi ích đáng kể như:

• Tránh thất thoát hàng hoá
• Tiết kiệm đáng kể chi phí hoạt động
• Tăng doanh thu cho cửa hàng, chuỗi cửa hàng kinh doanh
• Kiếm soát tốt hơn chất lượng vật tư, nguyên vật liệu, hàng hoá

Quản lý kho hàng gồm những công việc gì?

Người quản lý kho có thể là một nhân viên của cửa hàng, chính chủ cửa hàng nếu quy mô kinh doanh nhỏ, lượng hàng hoá không nhiều, diện tích kho nhỏ. Còn với các doanh nghiệp lớn, lượng hàng hoá lớn và nhiều mặt hàng thì bắt buộc phải có một người làm thủ kho quản lý hoạt động của kho hàng.

Công việc quản lý kho bao gồm những đầu việc cơ bản sau đây:

• Sắp xếp hàng hoá một cách khoa học và ngăn nắp: Hàng hoá trong kho phải được sắp xếp gọn gàng trên các giá kệ, có phân khu vực riêng biệt và thể hiện rõ ràng trên bản sơ đồ kho.
• Quản lý hàng hoá theo nguyên tắc nhập trước – xuất trước: Hàng hoá phải được thường xuyên kiểm tra hạn sử dụng, thời gian sản xuất, thời gian nhập hàng để tránh tình trạng hàng nhập trước xuất sau sẽ dẫn đến lưu kho, hỏng hóc và phải huỷ bỏ. Các mặt hàng, lô hàng nhập trước cần được xuất trước, nhập sau cần phải xuất sau. Đây là nguyên tắc tối thiểu khi quản lý kho nhà quản lý bắt buộc phải nắm được.
• Thực hiện thủ tục nhập hàng – xuất hàng: Đây là hoạt động chính khi bạn quản lý kho. Hàng hoá liên tục được xuất – nhập để lưu thông từ nhà cung cấp đến kho hàng, ra cửa hàng và tới người tiêu dùng. Nhà quản lý cần kiểm tra hoá đơn, giấy tờ, chứng từ xuất – nhập kho cẩn thận và ghi chú, lưu trữ toàn bộ những loại giấy tờ này. Nếu lơ là ở khâu này, những sai sót, thất thoát hàng hoá sau đó sẽ khiến bạn mất rất nhiều thời gian để xử lý.
• Theo dõi sát sao hàng hoá tồn kho: Tồn kho là tình trạng không thể tránh khỏi ở mọi ngành hàng. Dù bạn kinh doanh tốt đến đâu cũng khó tránh khỏi thời điểm tồn ứ hàng hoá, mặt hàng bán kém lưu lại trong kho.
• Thống kê thường xuyên lượng hàng hoá trong kho: Số lượng hàng hoá cần được thống kê định kỳ, chi tiết các thông tin: mặt hàng, loại hàng, số lượng hàng trong kho, số lượng tại các cửa hàng…

Đảm bảo tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về phòng cháy chữa cháy và an toàn kho: Kho hàng của mọi ngành hàng đều cần được đảm bảo an toàn phòng chống cháy nổ. Đặc biệt cơ sở vật chất, hạ tầng tại kho như hệ thống đường dây điện, công tơ, kho lạnh… càng cần phải kiểm tra thường xuyên liên tục. Bởi chỉ cần một hư hỏng nhỏ ở đường dây gây chập điện cũng có thể gây ra thiệt hại khôn lường cả về người và của.

Cách quản lý kho hàng hiệu quả cao cho nhà quản lý

Thực tế quản lý kho không đơn giản chỉ là thực hiện các công việc kể trên. Nếu không có kỹ năng thiết yếu và kinh nghiệm nhất định trong ngành này thì bạn khó có thể điều hành kho hàng một cách thuận lợi, mang lại lợi ích cho doanh nghiệp được. Những hướng dẫn sau đây sẽ phần nào giúp việc quản lý kho trở nên dễ hình dung hơn:

Chi tiết các công việc giúp quản lý hàng hoá trong kho thuận lợi nhất

• Thiết lập phiếu nhập kho, xuất kho, kiểm phiếu: Đây là công việc cơ bản nhất của một nhân viên kho nói chung. Mỗi hoạt động xuất – nhập hàng hoá đều cần có hoá đơn, chứng từ đi kèm. Khi quản lý kho, nhân viên và nhà quản lý buộc phải biết lập phiếu, kiểm tra thông tin trên phiếu và lưu trữ thông tin.
• Sắp xếp hàng hoá thông minh: Hàng hoá cần được sắp xếp ngăn nắp, gọn gàng và đúng vị trí trên hệ thống giá kệ của kho hàng. Nếu không thực hiện tốt việc này, sai sót, thất thoát hàng hoá và tồn kho số lượng lớn chắc chắn sẽ xảy ra. Hiệu quả nhãn tiền của việc sắp xếp hàng hoá khoa học chính là tiết kiệm thời gian, công sức cho chính quản lý, nhân viên kho và sau đó là tiết kiệm không gian kho hàng, giảm thiểu chi phí không cần thiết. Bên cạnh đó, kho hàng cũng cần được vệ sinh thường xuyên để bảo quản hàng hoá ở trạng thái tốt nhất.
• Biết cách phối hợp với các bộ phận khác trong doanh nghiệp – công ty: Người quản lý kho cần biết cách làm việc với các bộ phận như: sale, thu mua, kế toán, vận chuyển… của công ty để kịp thời thông báo, cập nhật về số liệu, tình trạng hàng hoá. Lắng nghe, tiếp thu ý kiến là kỹ năng không thể thiếu của nhân viên kho để tránh những xung đột không đáng có với các đồng nghiệp. Với các chủ cửa hàng, chủ shop trực tiếp quản lý kho hàng thì còn cần có kỹ năng lãnh đạo, phân công công việc để bố trí nhân sự kho hợp lý đồng thời đề ra bản nội quy kho kiểm soát chặt chẽ các hoạt động tại kho hàng.

Sử dụng phần mềm quản lý kho thông minh

Mở rộng mặt hàng, ngành hàng là tất yếu đối với các doanh nghiệp đang trên đà phát triển. Điều đó cũng đồng nghĩa với việc doanh nghiệp càng phải kiểm soát và thực hiện tốt việc quản lý kho hàng. Việc kiểm đếm hàng hoá thủ công với sổ sách, file excell không thể đáp ứng được khối lượng hàng hoá ngày càng nhiều đi liền với hệ thống dữ liệu ngày càng khổng lồ. Lúc này rất cần đến sự hỗ trợ của phần mềm công nghệ có chức năng quản lý mọi hoạt động tại kho hàng, từ nhập hàng, kiểm đếm tồn kho, lên đơn, check soát vận chuyển cho tới việc báo cáo.

Phần mềm quản lý kho sẽ hỗ trợ cho doanh nghiệp trong việc giảm thiểu chi phí và nguồn lực. Những tiêu chí cần có ở 1 phần mềm quản lý kho hàng bao gồm:

• Theo dõi được số lượng hàng tồn kho tại mọi thời điểm, theo thời gian thực
• Có tính năng dự báo sắp hết hàng, gợi ý nhập hàng
• Đánh giá khả năng tiêu thụ từng mặt hàng
• Khả năng theo dõi hàng tồn kho theo thời gian thực tại mọi thời điểm, mọi giao dịch
• Dự báo mặt hàng sắp hết, đưa ra lời nhắc – gợi ý nhập hàng
• Ngăn ngừa tình trạng thiếu sản phẩm đang bán chạy
• Báo cáo và phân tích tồn kho, dự báo con số tồn kho
• Kết nối với các thiết bị quét mã vạch
• Đồng bộ thông tin từ nhiều kho hàng, nhiều kênh khác nhau lên cùng một hệ thống phần mềm
• Cho phép nhà quản lý theo dõi tiến độ hoạt động của các kho hàng và nắm bắt tình hình từ xa, không cần trực tiếp tới các kho hàng

Nobi Pro là phần mềm quản lý bán hàng đa kênh và quản lý vận hành thông minh có tính năng Nobi Pos đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu kể trên. Nobi Pos còn được biết đến là một trong những tính năng quản lý tồn kho hiệu quả nhất cho các nhà kinh doanh online hiện nay. Tính năng này của phần mềm Nobi Pro đã giúp cho các doanh nghiệp sử dụng giảm tới 10% tỉ lệ hàng hoàn chỉ sau 1 tháng sử dụng. Đây là con số cực ấn tượng bởi tỉ lệ hàng hoàn cao luôn là mối quan tâm lớn của nhà quản lý, nó ảnh hưởng rất nhiều tới doanh thu và chi phí kinh doanh.

Không chỉ giải quyết triệt để các vấn đề thường xảy ra khi quản lý kho hàng, Nobi Pro còn mang đến cho nhà kinh doanh online hàng loạt giải pháp khác như: quản lý chiến dịch marketing, quản lý chat đa shop, kết nối và quản lý shop trên sàn shopee, remarketing tự động, quản lý sales. Hiện phần mềm đang được miễn phí dùng thử lên tới 7 ngày, đừng bỏ lỡ cơ hội quản lý kho hàng thông minh với Nobi Pro bằng cách gọi ngay tới số hotline của Nobi Pro nhé.

Nobi Pro – Giải pháp “all in one” cho nhà kinh doanh online

• Hotline: 1900.8056
• Email: Cskh@nobita.pro
• Địa chỉ: 33 Nguyễn Trãi, Khương Trung, Thanh Xuân, Hà Nội

btv