Hướng dẫn lựa chọn phần mềm quản lý nhà hàng phù hợp với mô hình kinh doanh

Trong thời đại chuyển đổi số hiện nay, phần mềm quản lý nhà hàng là công cụ đắc lực giúp các cơ sở kinh doanh dịch vụ ăn uống vận hành trơn tru và hiệu quả hơn. Tuy nhiên, đứng trước vô vàn lựa chọn, không ít chủ kinh doanh cảm thấy hoang mang và đắn đo khi không biết phần mềm nào phù hợp và hiệu quả nhất. Bài viết sau đây, Nobi Pro sẽ chia sẻ những kinh nghiệm hữu ích nhất để lựa chọn phần mềm quản lý nhà hàng. Qua đó, bạn sẽ có được sự đầu tư sáng suốt cho “trợ thủ công nghệ” sắp tới của mình.

Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý nhà hàng hiệu quả

Đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản lý và bán hàng

Trước hết, một phần mềm quản lý nhà hàng tốt phải đáp ứng những tính năng quan trọng đối với ngành kinh doanh ăn uống. Trên thị trường hiện nay có rất nhiều giải pháp quản lý bán hàng. Tuy nhiên, những sản phẩm được thiết kế chung cho nhiều lĩnh vực, ngành nghề thường chỉ sở hữu một số tính năng cơ bản mà không tối ưu cho hoạt động vận hành nhà hàng. Bạn nên lựa chọn những phần mềm quản lý nhà hàng có các tính năng chuyên biệt cho mô hình kinh doanh F&B như: order món và thanh toán, in hóa đơn, tổng hợp báo cáo đơn hàng và doanh thu, quản lý nguyên vật liệu,…

Sử dụng đơn giản, thao tác dễ dàng

Sai lầm của một số chủ kinh doanh là lựa chọn phần mềm quản lý nhà hàng quá phức tạp, đòi hỏi nhiều thời gian để làm quen với các kiến thức công nghệ và đào tạo cho nhân viên. Một phần mềm có cách sử dụng quá cầu kỳ, nhiều thao tác sẽ khiến chủ kinh doanh tốn kém công sức mỗi lần hướng dẫn nhân viên mới. Vì vậy, hãy lựa chọn một giải pháp có giao diện thân thiện, nội dung dễ hiểu và thao tác đơn giản, dễ dàng. Việc sử dụng phần mềm nhanh chóng sẽ giúp nâng cao hiệu suất công việc của cả nhà quản lý và nhân viên trong quá trình hoạt động kinh doanh.

Chi phí phù hợp với điều kiện tài chính

Đối với những nhà hàng mới mở và đang tốn rất nhiều chi phí ban đầu, việc đầu tư vào phần mềm quản lý cần cân nhắc yếu tố tài chính. Bạn không nên đầu tư quá nhiều vào hạng mục này nếu năng lực tài chính còn yếu và cần giữ một khoản dự phòng cho việc kinh doanh. Tuy nhiên, đầu tư vào một sản phẩm đáp ứng đủ các tính năng cần thiết để việc vận hành, quản lý cửa hàng thuận lợi hơn là việc hoàn toàn hợp lý và xứng đáng. Hãy đầu tư vào một phần mềm quản lý bán hàng chất lượng ngay từ đầu để tránh phải tiêu tốn chi phí thay đổi phần mềm và thiết bị khác trong tương lai.

Khả năng nâng cấp, mở rộng trong tương lai

Nếu có ý định phát triển nhà hàng của mình tới quy mô lớn hơn hoặc sang mô hình chuỗi trong tương lai, bạn nên xem xét kỹ lưỡng khả năng nâng cấp và mở rộng của phần mềm quản lý. Một số nhà hàng khi mới mở còn hoạt động với quy mô nhỏ nên chủ kinh doanh lựa chọn giải pháp chỉ có các tính năng đơn giản. Tuy nhiên, khi mở thêm nhiều cơ sở mới, nhà hàng buộc phải tốn thêm chi phí chuyển đổi sang phần mềm mới tối ưu hơn. Tốt nhất, bạn nên ưu tiên phần mềm có thể quản lý công việc bán hàng của nhiều chi nhánh, nhiều nhân viên và xem báo cáo từ xa trên điện thoại ngay từ đầu để tránh các chi phí phát sinh về sau.

Đơn vị cung cấp uy tín trên thị trường

Khi tìm kiếm từ khóa “phần mềm quản lý nhà hàng” trên Internet, bạn sẽ thấy rất nhiều phần mềm được quảng cáo là tốt nhất, hiệu quả, và cảm thấy phân vân giữa các lựa chọn. Lúc này, bạn nên xem xét kỹ lưỡng đơn vị doanh nghiệp cung cấp giải pháp đó. Những nhà cung cấp uy tín, tin cậy, có thương hiệu lâu đời sẽ đảm bảo cho bạn một sản phẩm chất lượng, được hỗ trợ tối đa và hạn chế rủi ro không đáng có. Đặc biệt, chủ kinh doanh nên ưu tiên những doanh nghiệp có kinh nghiệm và thế mạnh đặc biệt trong việc cung cấp giải pháp công nghệ cho ngành kinh doanh dịch vụ ăn uống F&B.

Nhìn chung, việc lựa chọn phần mềm quản lý nhà hàng là một quyết định quan trọng ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh và phát triển lâu dài của nhà hàng. Bằng cách xem xét các tiêu chí trên, chủ nhà hàng có thể đưa ra lựa chọn thông minh và hiệu quả, đảm bảo hoạt động suôn sẻ và tăng cường hiệu quả kinh doanh.

Quy trình lựa chọn phần mềm quản lý nhà hàng phù hợp

Hiểu rõ nhu cầu sử dụng

Đầu tiên, hãy liệt kê tất cả các yêu cầu đặc biệt mà nhà hàng của bạn có thể cần trong hiện tại và tương lai để xem những phần mềm đang cân nhắc có đáp ứng tốt hay không. Thông thường, một nhà hàng mới mở sẽ chỉ cần phần mềm có thể hỗ trợ các công việc bán hàng, quản lý số lượng sản phẩm bán ra và hóa đơn, quản lý nguyên vật liệu, báo cáo doanh thu,… Tuy nhiên, khi cửa hàng phát triển hơn, chủ kinh doanh sẽ có nhu cầu thêm những tính năng nâng cao về quản lý khách hàng như phát hành voucher khuyến mãi, chăm sóc khách hàng thân thiết; gọi món và thanh toán bằng cách quét QR Code menu điện tử; quản lý nguyên vật liệu tồn kho,…

Xác định khả năng chi phí

Ngân sách dành cho phần mềm quản lý nhà hàng sẽ phụ thuộc vào nhu cầu sử dụng, quy mô kinh doanh và các tính năng yêu cầu. Nếu bạn có nguồn lực tài chính tốt, có thể đầu tư vào phần mềm dạng On-premises, được cài đặt trên server do bạn trực tiếp quản lý, với tính ổn định và bảo mật cao. Nhược điểm của giải pháp này là quá trình triển khai khá phức tạp và tốn nhiều chi phí khởi tạo ban đầu.

Nếu bạn tìm kiếm giải pháp tiết kiệm hơn với hình thức thuê bao trả phí theo tháng hoặc năm, thì phần mềm dạng Cloud là lựa chọn hợp lý nhất. Với giải pháp này, người dùng có thể sử dụng trên máy POS, máy tính bảng, nền tảng website và ứng dụng điện thoại. Tuy nhiên, dữ liệu quản lý trên Cloud nên mức độ kiểm soát và bảo mật thấp hơn phần mềm On-premises.

Tham khảo các giải pháp trên thị trường

Sau khi xác định được nhu cầu và ngân sách, bạn cần tìm các sản phẩm đáp ứng được những tính năng cần thiết và có mức giá phù hợp, rồi bắt đầu nghiên cứu và so sánh chi tiết. Để có được những lời gợi ý khách quan và chân thực nhất, bạn có thể xin ý kiến từ bạn bè, đồng nghiệp trong lĩnh vực F&B hoặc xem ý kiến của những chủ kinh doanh khác trong các hội nhóm, diễn đàn trên mạng xã hội.

Liên hệ đơn vị cung cấp và trải nghiệm thử sản phẩm

Nếu muốn biết phần mềm quản lý nhà hàng nào đó có phù hợp với cơ sở kinh doanh của mình hay không, tốt nhất là liên hệ với nhân viên kinh doanh của đơn vị cung cấp và yêu cầu họ đến demo để trải nghiệm thử sản phẩm. Trong quá trình dùng thử sản phẩm và nghe tư vấn từ nhân viên, bạn sẽ đánh giá được các chức năng, tốc độ, giao diện, và sự thân thiện với người dùng một cách chính xác nhất. Ngoài chủ kinh doanh, nhân viên cũng nên được trải nghiệm thử phần mềm vì họ là những người sẽ sử dụng trực tiếp sản phẩm này nhiều nhất. Sau đó, yêu cầu nhân viên đưa ra những nhận xét khách quan. Nhờ đó, chủ kinh doanh có thể biết chắc chắn nên chọn mua phần mềm của nhà cung cấp nào là thích hợp nhất cho mô hình kinh doanh của mình.

Trao đổi thông tin kỹ lưỡng với đơn vị cung cấp

Sau khi quyết định lựa chọn phần mềm quản lý nhà hàng phù hợp, bạn nên trao đổi thêm với nhân viên kinh doanh của đơn vị cung cấp để làm rõ những thông tin khác như: ưu đãi khi cài đặt, thời gian bảo hành, tính bảo mật của phần mềm, chế độ hậu mãi,… Trong đó, cần lưu ý đến thỏa thuận về hỗ trợ kỹ thuật. Một số đơn vị yêu cầu khách hàng phải trả thêm một khoản phí để được hỗ trợ trong quá trình sử dụng. Tốt nhất là bạn nên lựa chọn đơn vị có chính sách hỗ trợ kỹ thuật rõ ràng để tránh phát sinh chi phí ngoài lề.

Kết luận

Lựa chọn phần mềm quản lý nhà hàng là một quyết định quan trọng, ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh và phát triển lâu dài của nhà hàng. Bằng cách hiểu rõ nhu cầu sử dụng, xác định khả năng chi phí, tham khảo các giải pháp trên thị trường, trải nghiệm thử sản phẩm và trao đổi kỹ lưỡng với đơn vị cung cấp, chủ nhà hàng có thể đưa ra lựa chọn thông minh và hiệu quả, đảm bảo hoạt động suôn sẻ và tăng cường hiệu quả kinh doanh.

Mai Thanh