Kinh doanh cần thực hiện việc quản lý hàng tồn kho như thế nào để đạt hiệu quả cao nhất? Hàng tồn kho bao gồm các loại hàng hóa nào và cần thực hiện những hoạt động nào? Trong bài viết dưới đây, Nobita Pro sẽ chia sẻ về khái niệm “Hàng tồn kho” là gì và cách quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp một cách hiệu quả trong năm 2024.
Hàng tồn kho là gì? Đặc điểm hàng tồn kho
Hàng tồn kho là gì?
Đa số mọi người nghĩ rằng hàng tồn kho là những sản phẩm cũ kỹ, hỏng hóc, không bán được nên phải lưu trữ trong kho. Nói một cách đơn giản, đó là những mặt hàng chậm bán sẽ được thanh lý để giải phóng không gian. Tuy nhiên, thực tế không hoàn toàn như vậy. Hàng tồn kho bao gồm tất cả các sản phẩm, hàng hóa mà doanh nghiệp đang giữ trong kho: từ nguyên liệu thô, thành phẩm, phần mềm, chương trình, quần áo, đồ dùng gia đình,…
Hàng tồn kho chính là mắt xích kết nối giữa quá trình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm. Đồng thời, hàng tồn kho cũng đóng vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty.
Hàng tồn kho bao gồm những gì?
Tùy thuộc vào ngành hàng, có nhiều loại hàng tồn kho khác nhau. Các loại hàng tồn kho bao gồm:
- Hàng thành phẩm/sản phẩm sẵn sàng bán: như bánh kẹo, quần áo, đồ gia dụng, đồ điện tử, bàn ghế,…
- Nguyên liệu: là vật liệu thô được sử dụng để sản xuất sản phẩm cuối cùng để bán cho khách hàng.
- Sản phẩm dở dang: Thường là các sản phẩm không hoàn thiện trong quá trình sản xuất.
- Hàng MRO: MRO (Maintenance – Repair – Operations Supplies) là các vật tư dùng để hỗ trợ quá trình sản xuất;
- Hàng dự trữ an toàn: Doanh nghiệp cần có lượng hàng tồn kho dự phòng để đối phó với tình trạng thiếu hụt hàng từ nhà cung cấp hoặc tăng cầu vào các mùa khuyến mãi, giảm giá.
Quản lý hàng tồn kho đòi hỏi chúng ta phải theo dõi tình hình kinh doanh, liên hệ với nhà cung cấp, sản xuất và bán hàng. Mục tiêu là sử dụng kho hàng một cách hiệu quả nhất có thể. Quản lý hàng tồn kho giúp ước lượng lượng hàng hóa, dự trù nhập hàng trước, dự báo tình trạng bán hàng,… Khi kinh doanh, mọi người muốn bán hàng hiệu quả, giảm thiểu hàng tồn kho và chi phí.
Phân loại hàng hóa tồn kho
Dựa vào đặc điểm
Dựa vào đặc điểm của hàng hóa tồn kho, chúng ta có thể phân loại thành 4 nhóm:
- Hàng hóa là nguồn vật tư: Bao gồm các vật dụng văn phòng, nhiên liệu, dầu, bóng đèn, vật liệu làm sạch máy móc và các mặt hàng khác có giá trị sử dụng tương đương. Nguồn vật tư này rất quan trọng và cần thiết cho quá trình sản xuất.
- Hàng hóa là nguyên liệu thô: Là các nguyên liệu được sử dụng để bán sỉ hoặc phục vụ cho quá trình sản xuất của doanh nghiệp. Thường thì các nguyên liệu này được gửi đi để chế biến, gia công hoặc đang trên đường vận chuyển về kho.
- Hàng hóa là bán thành phẩm: Đây là sản phẩm đã được đưa vào quá trình sản xuất nhưng chưa hoàn thiện, hoặc đã hoàn thành nhưng chưa qua quy trình đóng gói sau khi sản xuất.
- Hàng hóa là thành phẩm: Là những sản phẩm đã hoàn thiện sau khi trải qua quy trình sản xuất, đóng gói…
Dựa vào chủng loại hàng hóa
Dựa vào loại hàng hóa, có thể phân loại hàng tồn kho như sau:
- Hàng mua để bán: Bao gồm hàng đang được vận chuyển về kho, hàng bất động sản, hàng đang trên đường đi, hàng tồn kho và hàng đang được gửi đi để gia công.
- Hàng tồn kho là nguyên liệu, vật liệu thô.
- Sản phẩm chưa hoàn thiện: Bao gồm sản phẩm chưa hoàn thiện hoặc đang trong quá trình sản xuất nhưng chưa hoàn thành, cũng như sản phẩm đã hoàn thiện nhưng chưa nhập kho.
- Thành phần cần cho quy trình sản xuất hoặc sản phẩm đã hoàn thiện đang được gửi đi để bán.
- Công cụ dư thừa: Bao gồm công cụ đã mua đang trên đường đi hoặc đang được gửi đi để gia công.
- Nguyên liệu, vật liệu thô được doanh nghiệp nhập về để sản xuất, xuất khẩu hoặc lưu trữ tại kho của doanh nghiệp.
Tầm quan trọng của việc quản lý hàng tồn kho
Trong một doanh nghiệp, việc quản lý hàng tồn kho thường được coi là rất quan trọng vì hàng tồn kho thường chiếm tỷ lệ lớn trong tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp. Điều này đặt ra yêu cầu cao cho việc kiểm soát hàng tồn kho để thúc đẩy kinh doanh và quản lý sản xuất hiệu quả.
Hàng tồn kho có vai trò quan trọng trong việc kết nối giữa nhà sản xuất và người tiêu dùng. Nhà phân phối cần hàng tồn kho để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, còn nhân viên quản lý sản xuất cũng cần biết lượng hàng tồn kho để lập kế hoạch sản xuất.
Một số ngành công nghiệp muốn giữ mức hàng tồn kho thấp để tránh rủi ro không tiêu thụ hết hàng. Do đó, việc quản lý kho cần được thực hiện chặt chẽ, bao gồm việc theo dõi tình hình kinh doanh và đảm bảo mức tồn kho vừa đủ và hiệu quả.
Quản lý hàng tồn kho bao gồm các hoạt động dự phòng, đầu cơ và giao dịch. Việc dự phòng giúp chuẩn bị cho các tình huống phát sinh, đầu cơ giúp tận dụng cơ hội thị trường và giao dịch giúp hạn chế gián đoạn trong sản xuất và bán hàng.
Khi quản lý hàng tồn kho tốt, doanh nghiệp sẽ đạt được nhiều lợi ích:
- Cắt giảm chi phí mua sắm
- Giảm chi phí vật liệu, nguyên liệu
- Tiết kiệm chi phí kho bãi, hoạt động kho
- Tự tính toán số lượng hàng hóa cần nhập và số tiền cần thiết một cách hiệu quả.
Các hoạt động chính trong quản lý hàng tồn kho
Quản lý hàng tồn kho bao gồm nhiều công việc quan trọng như sau:
- Sắp xếp và phân loại hàng hóa trong kho một cách có tổ chức, khoa học. Có thể tạo sơ đồ kho để dễ dàng quản lý việc nhập/xuất và tìm kiếm hàng hóa.
- Đảm bảo hàng hóa được sắp xếp và bảo quản đúng theo quy chuẩn của nhà sản xuất. Đối với hàng hóa có thời hạn sử dụng ngắn, cần áp dụng nguyên tắc FIFO – nhập trước xuất trước.
- Thực hiện quy trình nhập – xuất hàng hóa đúng số lượng thông qua việc kiểm tra giấy tờ, chứng từ liên quan. Lưu trữ thông tin và hóa đơn nhập/xuất hàng hóa.
- Ghi chép thông tin xuất – nhập kho, kiểm tra tồn kho định kỳ để đối chiếu với hệ thống kinh doanh.
- Theo dõi hàng tồn kho hàng ngày, đảm bảo duy trì số lượng tối thiểu phù hợp với biến động hàng hóa.
- Tuân thủ quy định an toàn và phòng cháy chữa cháy trong kho. Bảo dưỡng cơ sở hạ tầng kho hàng định kỳ để đảm bảo chất lượng sản phẩm và an toàn cho môi trường làm việc.
Nobita Pro – Phần mềm quản lý hàng tồn kho tốt nhất 2024
Nobita Pro là giải pháp tối ưu cho việc quản lý hàng tồn kho, mang đến những lợi ích vượt trội:
- Quản lý hàng hóa hiệu quả: Theo dõi chi tiết số lượng, giá trị, vị trí, lô hàng, hạn sử dụng… của từng sản phẩm.
- Kiểm soát nhập xuất kho chính xác: Ghi nhận tự động nhập xuất hàng, loại bỏ sai sót thủ công, đảm bảo tính minh bạch và kiểm soát chặt chẽ.
- Báo cáo thống kê đầy đủ: Cung cấp các báo cáo chi tiết về tình trạng kho hàng, doanh thu, lợi nhuận, tồn kho… giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định kinh doanh hiệu quả.
- Tích hợp đa nền tảng: Truy cập và quản lý kho hàng mọi lúc, mọi nơi trên điện thoại, máy tính bảng, máy tính.
- Hỗ trợ khách hàng chuyên nghiệp: Luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng 24/7, giải đáp mọi vấn đề kỹ thuật và hướng dẫn sử dụng phần mềm.
Nobita Pro mang đến cho bạn:
- Giảm thiểu tối đa chi phí: Tự động hóa quy trình, giảm thiểu nhân lực, hạn chế thất thoát hàng hóa, tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.
- Nâng cao hiệu quả kinh doanh: Quản lý hàng tồn kho hiệu quả, đáp ứng kịp thời nhu cầu thị trường, tăng doanh thu, lợi nhuận.
- Kiểm soát rủi ro: Hạn chế tối đa thất thoát, hư hỏng hàng hóa, đảm bảo an toàn cho kho hàng.
- Tăng cường khả năng cạnh tranh: Nâng cao năng suất hoạt động, tối ưu hóa chuỗi cung ứng, đáp ứng yêu cầu ngày càng khắt khe của khách hàng.
Nobita Pro – Giải pháp quản lý kho hàng toàn diện, đồng hành cùng doanh nghiệp thành công!
Liên hệ ngay để trải nghiệm miễn phí Nobita Pro!