Lưu trữ và quản lý hoá đơn là một trong những hoạt động quan trọng trong quá trình kinh doanh của mọi doanh nghiệp. Để thực hiện công việc này một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần sở hữu một hệ thống lưu trữ và quản lý hoá đơn chuyên nghiệp, đảm bảo độ chính xác, tốc độ và tiết kiệm thời gian. Hãy đọc bài viết dưới đây của Nobi Pro để hiểu rõ hơn nhé!
Quản lý hoá đơn là gì?
Quản lý hoá đơn bao gồm việc đăng ký, thu thập, sao lưu và lưu trữ hóa đơn trên hệ thống. Đối với người bán, quy trình này bao gồm tạo, phát hành hóa đơn và xử lý thanh toán để quản lý tài chính và kế toán của doanh nghiệp.
Bằng cách quản lý và so sánh hóa đơn, doanh nghiệp có thể dễ dàng tra cứu, so sánh và trích xuất thông tin chi tiết về các giao dịch tài chính đã thực hiện. Đồng thời, doanh nghiệp cũng có thể hiểu rõ hơn về tình hình tài chính nội bộ một cách toàn diện và chính xác hơn.
Vai trò của quản lý hoá đơn
Hóa đơn không chỉ là một loại chứng từ thương mại, mà còn có thể được sử dụng trong quá trình kế toán hoặc thuế. Việc quản lý hóa đơn hiệu quả mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp như sau:
- Tiết kiệm nguồn lực về thời gian, nhân lực và chi phí cơ hội.
- Hỗ trợ việc tra cứu và xác minh hóa đơn, giúp việc xử lý dữ liệu trở nên nhanh chóng và thuận tiện.
- Cải thiện quy trình thanh toán và tài chính bằng cách đảm bảo rằng các hóa đơn được thanh toán đúng hạn, đồng thời giúp kiểm soát tài chính của doanh nghiệp. Điều này cải thiện quản lý dòng tiền và quyết định tài chính liên quan đến đầu tư và phát triển.
- Đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
- Bảo vệ trước các rủi ro trong việc lưu trữ hóa đơn, ngăn ngừa mất mát hoặc hỏng hóc do hỏa hoạn hoặc sự cố, và tuân thủ các yêu cầu pháp lý liên quan đến giao dịch tài chính.
Quy trình quản lý hóa đơn
Quản lý loại hóa đơn cơ bản
Các bước quản lý hoá đơn cơ bản cần đảm bảo tính chính xác và sự liên kết chặt chẽ giữa các khâu để đạt hiệu quả cao nhất. Dưới đây là quy trình cơ bản giúp doanh nghiệp thực hiện công việc này một cách logic và hiệu quả:
- Tạo hóa đơn: Cung cấp đầy đủ thông tin (người bán, người mua, mã số đơn hàng,…) để tạo hóa đơn.
- Điều chỉnh và xuất hóa đơn: Chỉnh sửa các thông tin trên hóa đơn cho phù hợp với hợp đồng hoặc yêu cầu của khách hàng sau đó xuất hóa đơn cho khách hàng.
- Lưu trữ hóa đơn: Ghi chép vào sổ sách hoặc sao lưu vào hệ thống của doanh nghiệp để tra cứu khi cần thiết. Điều này là cơ sở để kiểm soát các hoạt động kế toán tài chính một cách chính xác và hiệu quả.
- Lập báo cáo hóa đơn: Tạo báo cáo hóa đơn định kỳ (tuần, tháng, quý, năm) để đánh giá hoạt động kinh doanh và xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh như chênh lệch thu chi, tranh chấp hợp đồng thương mại, v.v..
Quản lý hóa đơn điện tử
Quy trình quản lý hóa đơn điện tử tương tự như hóa đơn thông thường, nhưng việc quản lý hóa đơn điện tử đầu vào là rất quan trọng. Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC, việc lưu trữ hóa đơn điện tử cần tuân thủ các yêu cầu sau:
- Đối với người bán và người mua sử dụng hóa đơn điện tử để ghi kế toán và lập báo cáo tài chính: Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ theo quy định của Luật kế toán. Nếu hóa đơn điện tử được tạo từ hệ thống của tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử, tổ chức này cũng phải lưu trữ hóa đơn trong thời gian quy định.
- Đối với người bán, người mua và tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử: Cần sao lưu dữ liệu hóa đơn điện tử vào các thiết bị lưu trữ như USB, CD, DVD, ổ cứng hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu.
Theo quy định về lưu trữ chứng từ kế toán, cả nhà cung cấp và khách hàng phải lưu trữ file gốc hóa đơn điện tử dưới định dạng .xml kèm theo bản sao dưới dạng ảnh (.pdf, .png, .jpeg) trong 10 năm. Điều này đảm bảo tuân thủ quy định về lưu trữ tài liệu kế toán.
5 cách quản lý hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp
Thiết lập email mới để nhận/gửi hóa đơn
Để tránh sự nhầm lẫn giữa các loại công việc, doanh nghiệp nên tạo một địa chỉ email riêng để gửi và nhận hóa đơn điện tử với khách hàng, đối tác thay vì sử dụng một địa chỉ email chung.
Ưu điểm:
- Dễ dàng quản lý, phân loại hóa đơn điện tử, giảm thiểu khả năng bỏ sót hóa đơn, nhầm lẫn với email khác.
- Kế toán dễ dàng quản lý và tải xuống hóa đơn điện tử để phục vụ cho các hoạt động kế toán khác.
Nhược điểm:
- Việc xác minh thông tin khi khách hàng yêu cầu có thể tốn nhiều thời gian hơn do tính chuyên nghiệp của hệ thống chưa cao.
- Có nguy cơ mất dữ liệu trong trường hợp tài khoản email bị mất hoặc bị khóa.
- Vẫn cần thực hiện các bước hạch toán, sao kê thủ công trên phần mềm kế toán, dễ gây lỗi khi nhập liệu.
In hóa đơn điện tử email lưu trữ
Sau khi được tạo hoặc nhận từ nhà cung cấp, hóa đơn điện tử có thể được in ra giấy để dễ dàng lưu trữ và quản lý bằng cách thủ công. Tuy nhiên, thông tin về hóa đơn điện tử sẽ được lưu trữ cả trong email và phiếu giấy.
Ưu điểm:
- Không cần phải tạo email mới để gửi và nhận hóa đơn từ khách hàng hoặc đối tác.
- Tránh rủi ro mất dữ liệu khi có sự cố với email vì thông tin đã được lưu trên giấy.
- Thực hiện giải pháp này đơn giản, thuận tiện và tiết kiệm thời gian.
Nhược điểm:
- Chi phí in ấn cao và yêu cầu không gian lớn để lưu trữ.
- Kế toán gặp khó khăn trong việc tra cứu và kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn, có nguy cơ bị mất.
- Hóa đơn điện tử cũng đối diện với thách thức về việc kiểm tra tính hợp lệ vì chưa có giải pháp chính thức cho việc này.
- Kế toán vẫn phải thực hiện các bước nhập liệu và hạch toán thủ công, dẫn đến nguy cơ sai sót.
Lưu hình ảnh hóa đơn điện tử email trên máy tính
Sau khi tạo và nhận hóa đơn điện tử từ nhà cung cấp, nhiều doanh nghiệp thường lưu trữ hình ảnh của hóa đơn vào một thư mục riêng trên máy tính của kế toán để dễ dàng theo dõi.
Thường thì, hóa đơn được sắp xếp và lưu trữ theo ngày, tháng, năm, nhà cung cấp và số hóa đơn để dễ dàng tra cứu và truy xuất.
Ưu điểm:
- Việc lập, quản lý và lưu trữ hóa đơn điện tử trở nên dễ dàng hơn.
- Phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ hoặc siêu nhỏ có số lượng hóa đơn phát sinh ít khi mua hàng hóa, dịch vụ.
Nhược điểm:
- Không hỗ trợ hoạt động đồng thời trên nhiều hóa đơn.
- Quy trình thủ công tốn thời gian và phức tạp.
- Không thể lọc và tìm kiếm hóa đơn theo nhà cung cấp.
- Rủi ro mất dữ liệu hóa đơn khi máy tính gặp sự cố.
- Cần nhập liệu thủ công vào phần mềm kế toán, dễ gây ra sai sót.
Tạo file excel liệt kê hóa đơn email
Excel là một phần mềm phổ biến được sử dụng để quản lý và so sánh hóa đơn cũng như các công việc khác của nhiều doanh nghiệp. Khi áp dụng giải pháp quản lý hóa đơn điện tử, kế toán có thể dễ dàng nhập dữ liệu từ email chứa hóa đơn vào bảng tính Excel để theo dõi và gửi link mã tra cứu vào hộp thư. Sau đó, họ có thể chuyển dữ liệu từ Excel vào phần mềm kế toán để kiểm tra và so sánh với hóa đơn gốc.
Ưu điểm:
- Phù hợp với hầu hết các hoạt động kế toán.
- Dễ dàng tìm kiếm và phân loại hóa đơn theo nhiều tiêu chí khác nhau như nhà cung cấp, ngày mua hàng, loại sản phẩm, dịch vụ.
- Đặc biệt thích hợp cho các doanh nghiệp nhỏ.
Nhược điểm:
- Quá trình nhập dữ liệu từ email vào bảng tính rồi vào phần mềm kế toán bằng cách thủ công có thể gây ra nhiều lỗi và thiếu sót.
- Tốn thời gian khi có quá nhiều hóa đơn cần xử lý.
- Việc tìm kiếm hóa đơn gốc trên email và thông tin tương ứng trên bảng tính thường mất nhiều thời gian và có nguy cơ dẫn đến sự không nhất quán giữa các nguồn dữ liệu.
- Chưa có giải pháp tự động kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn.
Sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn
Phần mềm quản lý hóa đơn điện tử được xem là giải pháp hiệu quả nhất để khắc phục nhược điểm của các phương thức quản lý và lưu trữ hóa đơn điện tử trước đây. Đồng thời, đây cũng là cách quản lý tối ưu nhất hiện nay.
Các ưu điểm bao gồm:
- Tiết kiệm thời gian và giảm công việc cho kế toán trong việc tiếp nhận, phân loại, đối chiếu và kiểm tra hóa đơn.
- Giảm thiểu sai sót khi nhập liệu thủ công.
- Tự động kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn đầu vào, bao gồm thông tin doanh nghiệp, hóa đơn và chữ ký số trên hóa đơn.
- Cập nhật dữ liệu tự động và đồng bộ với phần mềm kế toán doanh nghiệp đang sử dụng.
- Dễ dàng tìm kiếm, tra cứu và hạch toán hóa đơn khi cần thiết.
Để đảm bảo hiệu quả trong quản lý hoá đơn điện tử, doanh nghiệp cần chọn một nhà cung cấp phần mềm và giải pháp uy tín, sử dụng công nghệ hiện đại và có sự hỗ trợ từ đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính kế toán.