Mai Thanh

Việc quản lý đơn hàng là một khía cạnh then chốt của mọi hoạt động kinh doanh hiệu quả. Tại sao mọi nhà quản lý lại coi trọng việc này? Đơn hàng không chỉ đơn thuần là giao dịch mua bán mà còn là trung tâm của sự phối hợp và tổ chức công việc. Quản lý đơn hàng đòi hỏi tính chính xác, khả năng dự đoán và một hệ thống quản lý hiệu quả để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng và hiệu quả kinh doanh.

Hôm nay, Nobi Pro sẽ giải thích lý do tại sao việc quản lý đơn hàng được xem là vô cùng quan trọng đối với mọi nhà quản lý, cùng theo dõi nhé!

Hệ thống quản lý đơn hàng là gì?

Hoạt động quản lý đơn hàng là một khía cạnh rất quan trọng của các doanh nghiệp, bao gồm toàn bộ quá trình tiếp nhận, xử lý, theo dõi và hoàn thành đơn đặt hàng từ khách hàng. Quá trình này bắt đầu khi đơn hàng được tạo và kết thúc khi hàng hóa đến được tay người mua. Trong bối cảnh các doanh nghiệp đang mở rộng quy mô kinh doanh, việc tự động hóa và tối ưu hóa các quy trình quản lý đơn đặt hàng là điều vô cùng cần thiết. Việc không xử lý kịp thời đơn hàng có thể dẫn đến mất mát đơn hàng, trải nghiệm khách hàng không tốt và sự suy giảm về doanh số.

Một hệ thống quản lý đơn hàng hiệu quả sẽ cung cấp cho người dùng một nền tảng toàn diện để theo dõi và quản lý các đơn đặt hàng từ nhiều kênh khác nhau. Hệ thống này sẽ tự động hóa các hoạt động cần thiết để đảm bảo khách hàng nhận được hàng hóa đúng thời điểm và trong tình trạng tốt nhất có thể. Nó cũng cung cấp tính đồng bộ hai chiều, đảm bảo rằng thông tin về đơn hàng được di chuyển hiệu quả giữa hệ thống quản lý đơn đặt hàng và nền tảng thương mại điện tử của doanh nghiệp. Điều này giúp tự động hóa luồng thông tin về đơn hàng và cho phép theo dõi chặt chẽ mọi quy trình trong chuỗi cung ứng.

Với hệ thống quản lý đơn hàng, đội ngũ bán hàng trực tuyến có thể theo dõi và điều khiển toàn bộ hành trình của đơn hàng, từ khi đặt mua cho đến khi giao hàng, và thậm chí là quá trình trả hàng trên cùng một nền tảng. Điều này mang lại tính minh bạch và tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp, đồng thời tăng cường trải nghiệm của khách hàng.

Tại sao doanh nghiệp cần hệ thống quản lý đơn hàng?

Doanh nghiệp ngày nay cần cân nhắc áp dụng các giải pháp công nghệ trong quản lý đơn hàng nếu muốn duy trì lợi thế cạnh tranh và không bị tụt hậu so với đối thủ. Việc sử dụng hệ thống quản lý đơn hàng đã trở nên rất phổ biến trong các lĩnh vực bán lẻ, sản xuất và chuỗi cung ứng.

Những lợi ích cơ bản nhất của việc áp dụng hệ thống quản lý đơn hàng được đưa ra gồm:

Hạn chế việc tồn kho quá nhiều hàng hóa

Các doanh nghiệp bán lẻ và sản xuất luôn quan tâm đến tỷ lệ luân chuyển hàng hóa (turnover rate) vì đây là chỉ số cho thấy hàng hóa ở trong kho bao lâu trước khi được bán ra, hay nếu có tình trạng thiếu hàng. Tồn kho quá lớn hoặc các khoản chi phí chưa được thanh toán do hàng hóa tồn đọng là những vấn đề gây đau đầu cho các doanh nghiệp này.

Vì vậy, sử dụng một phần mềm quản lý đơn hàng là điều cần thiết để doanh nghiệp có thể theo dõi xu hướng bán hàng theo thời gian thực và cung cấp các số liệu chỉ báo về mức độ tồn kho. Điều này giúp người quản lý có thể quyết định nhập hàng hoặc triển khai các chương trình bán hàng để tăng doanh số.

Theo một chuyên gia quản trị, việc tạo mới SKU (Stock Keeping Unit – đơn vị quản lý hàng hóa) và cập nhật các SKU hiện có thông qua sử dụng công nghệ đóng vai trò đặc biệt trong việc quản lý vòng quay hàng tồn kho. Bằng cách này, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quản lý hàng tồn kho và tăng khả năng phục vụ khách hàng hiệu quả.

Giảm thiểu sai sót khi hoàn thành đơn đặt hàng

Trong quá trình kinh doanh, khi lượng đơn hàng tăng lên và doanh nghiệp mở rộng, khả năng xảy ra lỗi trong xử lý đơn hàng cũng sẽ tăng cao. Các lỗi có thể bao gồm việc giao sai địa chỉ, nhầm lẫn sản phẩm, hoặc giao hàng chậm trễ. Để giải quyết vấn đề này, việc áp dụng hệ thống quản lý đơn hàng tự động và đồng bộ là rất cần thiết. Hệ thống này sẽ giúp doanh nghiệp mở rộng quy mô mà vẫn duy trì được chất lượng dịch vụ tốt đối với khách hàng.

Quyết định của nhà quản trị dựa trên dữ liệu chính xác

Sử dụng hệ thống quản lý đơn hàng giúp cho việc thu thập và phân tích dữ liệu đơn hàng trở nên dễ dàng hơn. Thay vì dữ liệu bị rải rác và phân mảnh, nhà quản trị có thể theo dõi mọi thông tin đơn hàng từ mọi nơi và mọi lúc. Việc này cho phép nhà quản trị đưa ra các quyết định kinh doanh thông minh và hiệu quả dựa trên dữ liệu thống kê và xu hướng bán hàng. Ví dụ, nhà quản trị có thể sử dụng thông tin về vị trí khách hàng để tối ưu hóa chiến dịch quảng cáo và tăng tốc độ giao hàng.

Tiết kiệm thời gian đáng kể

Thời gian là một tài nguyên quý giá và việc quản lý các hoạt động liên quan đến đơn hàng có thể tốn rất nhiều thời gian của nhà quản trị. Thay vì phải dành nhiều thời gian cho việc xử lý hàng tồn kho, đóng gói sản phẩm, và xử lý các vấn đề vận chuyển, hệ thống quản lý đơn hàng tự động giúp tối ưu hóa các quy trình này.

Ví dụ như Noel Churchill, Giám đốc điều hành của Rainbow OPTX, đã tiết kiệm được 120 giờ mỗi tuần nhờ áp dụng hệ thống quản lý đơn hàng. Điều này cho phép doanh nghiệp của ông tăng số lượng đơn hàng lên 2,5 lần mà vẫn giữ được hiệu suất làm việc cao.

Quy trình quản lý đơn hàng hiệu quả

Quy trình quản lý đơn hàng là chuỗi hoạt động bắt đầu từ khi khách hàng đặt hàng cho đến khi hàng hóa được giao đến tay người nhận, đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận để mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.

Dưới đây là mô tả chi tiết về từng giai đoạn trong quy trình quản lý đơn hàng:

• Cập nhật đơn đặt hàng:
  • Các đơn đặt hàng được tạo bởi khách hàng từ nhiều nguồn khác nhau và vào các thời điểm khác nhau. Để tối ưu hóa quy trình này, doanh nghiệp cần sử dụng công cụ đa kênh hoặc tự động đẩy thông tin liên quan đến đơn hàng (như sản phẩm, địa chỉ giao hàng, số lượng, ngày giao hàng…) từ các kênh bán hàng (ví dụ như thương mại điện tử, mạng xã hội) sang hệ thống quản lý đơn hàng.
• Tiếp nhận đơn hàng:
  • Sau khi đặt hàng thành công, thông tin đơn hàng được chuyển đến trung tâm tiếp nhận đơn hàng để xử lý. Phần mềm quản lý đơn hàng sẽ xác định nơi hàng hóa sẽ đi dựa trên hàng tồn kho có sẵn, địa chỉ giao hàng, ngày giao hàng… Điều này giúp tối ưu hóa thời gian vận chuyển và giảm thiểu chi phí.

• Lấy hàng và đóng gói:
  • Hàng hóa được lấy từ kho hàng gần nhất với địa chỉ khách hàng, sau đó được đóng gói và chuẩn bị cho vận chuyển. Quản lý kho đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức hàng hóa để không ảnh hưởng đến thời gian xử lý mỗi đơn hàng.
• Vận chuyển đơn hàng:
  • Sau khi đóng gói xong, hàng hóa được giao cho đơn vị vận chuyển để giao đến địa chỉ khách hàng. Một số phần mềm quản lý đơn hàng hợp tác với các đối tác vận chuyển để đảm bảo chi phí vận chuyển hiệu quả. Trạng thái của mỗi đơn hàng được cập nhật trên hệ thống để khách hàng có thể theo dõi.
• Giao hàng tới người nhận:
  • • Hàng hóa được giao đến địa chỉ khách hàng. Độ chính xác về thời gian và địa chỉ giao hàng là rất quan trọng để tăng sự hài lòng và độ tin cậy của khách hàng. Việc đảm bảo thời gian vận chuyển đúng đắn cũng đóng vai trò quan trọng trong việc tạo lòng tin và sự hài lòng của khách hàng, từ đó thúc đẩy doanh số kinh doanh của doanh nghiệp.

  Như vậy, việc quản lý đơn hàng đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo hoạt động kinh doanh suôn sẻ và hiệu quả. Từ việc tối ưu hóa quy trình đặt hàng và vận chuyển đến việc duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng, quản lý đơn hàng không chỉ giúp tăng cường năng suất mà còn mang lại sự tin cậy và uy tín cho doanh nghiệp. Với vai trò quan trọng như vậy, mọi nhà quản lý nên đặt sự chú ý và đầu tư hợp lý vào việc xây dựng và cải thiện các quy trình quản lý đơn hàng để nâng cao hiệu quả kinh doanh và phục vụ tốt nhất cho khách hàng.