Cách quản lý đơn hàng bằng Excel đơn giản và hiệu quả

Quản lý đơn hàng bằng Excel là một trong những phương pháp được nhiều chủ kinh doanh lựa chọn hiện nay. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách quản lý đúng cách và đạt được hiệu quả tối đa. Trong bài viết này, Nobita sẽ giới thiệu cho bạn cách quản lý đơn hàng bằng Excel mới nhất năm 2024. Hãy cùng khám phá ngay dưới đây nhé!

Quản lý đơn hàng bằng Excel phù hợp với ai?

Tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng, số lượng hàng hóa và đơn hàng, cũng như chi phí mà bạn có thể bỏ ra, bạn có thể quyết định xem hình thức quản lý đơn hàng bằng Excel có phù hợp với cửa hàng của mình hay không. Thông thường, quản lý đơn hàng bằng Excel thích hợp cho các cửa hàng nhỏ lẻ, có số lượng hàng hóa và đơn hàng ít, và muốn quản lý thông tin một cách đơn giản.

Một số đặc điểm nổi bật khi quản lý đơn hàng bằng Excel:

• Thống kê dữ liệu dễ dàng: Quản lý đơn hàng bằng Excel mang lại sự thuận tiện trong việc theo dõi và quản lý thông tin. Dữ liệu đơn hàng được hiển thị theo từng cột, từng hàng, giúp người dùng dễ dàng nắm bắt thông tin và thao tác.
• Tìm kiếm thông tin nhanh chóng: Thông tin dữ liệu sau khi nhập vào file Excel được sắp xếp rõ ràng theo các tiêu chí khác nhau. Chủ cửa hàng có thể tìm kiếm thông tin nhanh chóng và chi tiết ngay khi cần tra cứu. Thao tác tìm kiếm cụ thể của một đơn hàng cũng trở nên dễ dàng hơn bằng cách sử dụng các tổ hợp phím.
• Đặt hàm tính cho các file thống kê, báo cáo: Việc triển khai tính toán số liệu lớn và khác nhau sẽ tốn rất nhiều thời gian nếu thực hiện thủ công. Quản lý đơn hàng bằng Excel cung cấp các hàm tính toán giúp tối ưu hóa quá trình này. Chủ cửa hàng có thể đặt hàm tính cho cột doanh thu của đơn hàng để tự động tính toán doanh thu bán hàng và thực hiện các công việc báo cáo, thống kê khác.
• Miễn phí: Quản lý đơn hàng bằng Excel không tốn phí sử dụng. Tuy nhiên, người dùng phải tự thao tác nhiều và không có những tính năng hiện đại và tiện ích như các phần mềm quản lý đơn hàng chuyên nghiệp.

Quản lý đơn hàng bằng Excel phù hợp cho các cửa hàng nhỏ lẻ, có số lượng hàng hóa và đơn hàng ít, và muốn quản lý thông tin một cách đơn giản.

Tổng hợp 4 mẫu file quản lý đơn hàng Excel thường dùng

Quản lý đơn hàng bằng file Excel là một trong những phương pháp được rất nhiều cửa hàng lựa chọn, bởi vì nó mang lại hiệu quả và tính tiện dụng cao. Việc tạo file Excel để quản lý đơn hàng cũng được thực hiện một cách dễ dàng.

Dưới đây là 4 mẫu file quản lý đơn hàng bằng Excel mà Nobita đã tổng hợp, bạn có thể tham khảo.

Quản lý đơn đặt hàng bằng Excel

Một mẫu file Excel quản lý đơn đặt hàng hoàn chỉnh bao gồm:

• Thời gian đặt hàng (ngày, tháng, năm)
• Tên khách hàng
• Số điện thoại
• Địa chỉ
• Tên sản phẩm
• Số lượng
• Số tiền cần thu
• Ghi chú đơn hàng (nếu có)
• Tên nhân viên bán hàng (nếu có)

Mẫu file Excel quản lý đơn đặt hàng sẽ giúp người dùng kiểm soát số lượng đơn theo ngày, tránh bị bỏ sót hoặc nhầm lẫn. Ngoài ra, nó cũng giúp chủ cửa hàng nắm bắt tỷ lệ chốt đơn hàng và từ đó đưa ra những kế hoạch marketing điều chỉnh phù hợp.

Việc quản lý đơn đặt hàng bằng Excel theo ngày cũng hỗ trợ chủ cửa hàng nắm bắt tình hình kinh doanh và số lượng sản phẩm được bán ra. Điều này giúp chủ cửa hàng xác định được mặt hàng đang bán chạy để thực hiện các phương án xúc tiến và tăng doanh thu.

Mẫu Excel quản lý trạng thái đơn

Đây là một mẫu file Excel quản lý trạng thái đơn hàng được thực hiện. Với cách quản lý này, chủ cửa hàng có thể nắm được thông tin về toàn bộ quá trình vận đơn, bao gồm:

• Tình trạng xác nhận đơn hàng
• Giao hàng và vận chuyển
• Quá trình thanh toán
• Các vấn đề liên quan đến đơn hàng từ phía người nhận

Mẫu Excel quản lý trạng thái đơn hàng bao gồm:

• Tên các sản phẩm
• Mã vận đơn sản phẩm
• Đơn vị tính
• Trạng thái đơn hàng
• Thông tin của khách hàng
• Thông tin của nhân viên bán hàng (nếu có)

Việc theo dõi trạng thái của các đơn hàng trong mẫu Excel này giúp người dùng quản lý thông tin sản phẩm một cách hiệu quả. Ví dụ, việc tổng hợp các đơn hàng đang được giao, các đơn hàng đã thanh toán hoặc đơn hàng đã được trả về sẽ trở nên nhanh chóng và chính xác hơn rất nhiều. Đây là một nguyên tắc quản lý trạng thái đơn hàng hiệu quả, đặc biệt hữu ích trong kinh doanh online.

Với thông tin cụ thể như vậy, chủ cửa hàng có thể phản hồi và thông báo cho khách hàng về bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến đơn hàng một cách nhanh chóng và dễ dàng. Điều này giúp quy trình quản lý đơn hàng của cửa hàng trở nên chuyên nghiệp và hiệu quả, đồng thời mang lại sự hài lòng và tăng cường sự tin tưởng từ phía khách hàng.

Quản lý thu chi cửa hàng bằng Excel

Quản lý thu chi đóng một vai trò vô cùng quan trọng đối với mỗi cửa hàng. Việc nắm bắt chi tiết số tiền đã bỏ ra cũng như nguồn thu vào và tổng hợp các khoản thu chi theo thời gian (ngày, tuần, tháng, năm) là mấu chốt giúp chủ cửa hàng đánh giá tình hình kinh doanh. Thay vì ghi ghép từng khoản chi tiêu vào sổ sách theo phương pháp thủ công như trước đây, bạn có thể tạo file Excel để nhập dữ liệu một cách chính xác và nhanh chóng hơn.

Trước hết, để hiểu và sử dụng các mẫu Excel quản lý thu chi hiệu quả, người dùng cần nắm rõ những nội dung và tiêu chí đề mục trong đó.

Một file Excel quản lý thu chi thông thường sẽ bao gồm những nội dung sau:

• Thông tin về chứng từ: bao gồm số thứ tự và ngày tháng của các khoản thu chi của cửa hàng một cách chi tiết.
• Thông tin về giao dịch: tên người thực hiện giao dịch và nội dung của khoản giao dịch đó (ví dụ: thanh toán tiền điện, nước, tiền thuê mặt bằng, thu tiền của khách hàng,…).
• Thông tin về tài khoản phát sinh: số tiền thu/chi và ghi chú rõ ràng (nếu có).

Quản lý thu chi bằng file Excel của một cửa hàng sẽ phức tạp hơn so với việc quản lý thu chi cá nhân. Vì mỗi ngày cửa hàng có thể phát sinh rất nhiều giao dịch khác nhau và mỗi cửa hàng lại có nhiều nhân viên, nên mỗi người thực hiện giao dịch cũng khác nhau.

Nếu một cửa hàng không quản lý tốt các khoản thu chi của mình, chắc chắn sẽ gặp phải tình trạng không biết tại sao lại thua lỗ, thâm hụt doanh thu hoặc không rõ từng khoản giao dịch. Trong những trường hợp xấu, khi chi tiêu bừa bãi, không rõ ràng và hiệu quả, sẽ dẫn tới việc phá sản.

Mẫu file Excel quản lý đơn hàng phát sinh

Để dễ dàng quản lý và tránh bị thất lạc hoặc bỏ sót đơn hàng, các dữ liệu và thông tin đơn hàng cần được cập nhật chi tiết trong file Excel. File Excel quản lý đơn hàng cũng được kết hợp chặt chẽ với file quản lý trạng thái để tối ưu hiệu quả của cửa hàng.

Mẫu file Excel quản lý đơn hàng phát sinh bao gồm:

• Ngày tháng phát sinh đơn đặt hàng
• Trạng thái của đơn hàng
• Thông tin chi tiết về khách hàng (tên, số điện thoại, địa chỉ)
• Thông tin về số lượng hàng hóa đã đặt
• Số tiền của sản phẩm
• Thông tin đơn vị giao hàng

Đây là một số thông tin cơ bản cần có trong quy trình quản lý đơn hàng phát sinh của cửa hàng kinh doanh online. Tuy nhiên, tùy vào nhu cầu quản lý cụ thể của từng cửa hàng, có thể linh hoạt thay đổi, thêm hoặc loại bỏ một số thông tin để phù hợp và tạo sự thuận tiện cho việc theo dõi và quản lý đơn hàng.

Quản lý bán hàng dễ dàng hơn cùng Nobita.pro

Đối với những cửa hàng quy mô nhỏ và có ít phân loại sản phẩm, việc quản lý đơn hàng bằng Excel là hoàn toàn khả thi. Tuy nhiên, đối với các cửa hàng quy mô lớn hơn với hàng nghìn phân loại sản phẩm khác nhau, việc sử dụng Excel để quản lý đơn hàng sẽ không đáp ứng đủ nhu cầu. Thay vào đó, cần có một công cụ quản lý đơn hàng hiện đại và hiệu quả.

Nobita.pro là một công ty cung cấp các giải pháp phần mềm quản lý bán hàng đa kênh, hỗ trợ quản lý không giới hạn số lượng cửa hàng, Fanpage, website, và gian hàng trên các sàn TMĐT như Lazada, Tiki, Shopee, Sendo,…

Với Nobita.pro, dữ liệu về tồn kho, đơn hàng và thông tin khách hàng được tập trung tại một nơi, luôn được cập nhật liên tục và chia sẻ giữa hệ thống quản lý kho/cửa hàng offline với mọi kênh bán online. Các thao tác quản lý đơn hàng được thực hiện một cách đơn giản và dễ dàng thông qua giao diện thiết kế thân thiện, dễ nhìn trên website và ứng dụng di động.

Với Nobita.pro, bạn có thể quản lý đơn hàng một cách hiệu quả và tiện lợi, đồng thời theo dõi tình hình kinh doanh của cửa hàng.

Như vậy ở bài viết này chúng ta đã tổng hợp về cách quản lý đơn hàng bằng Excel mới nhất năm 2024. Hy vọng rằng bài viết này đã mang đến nhiều thông tin hữu ích cho bạn đọc. Chúng tôi xin chân thành cảm ơn sự theo dõi và ủng hộ của các bạn. Chúc các bạn có một ngày tốt lành!

Hoàng Thu

Đừng bao giờ đánh mất niềm tin vào bản thân. Chỉ cần tin là mình có thể làm được là bạn lại có thêm lí do để cố gắng thực hiện điều đó.