Những lưu ý về quản lý vận đơn cho doanh nghiệp

Trong lĩnh vực kinh doanh, đặc biệt là trong kinh doanh trực tuyến, quản lý vận đơn đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Nhưng thực tế, việc quản lý từng vận đơn một cách chính xác và hiệu quả đòi hỏi sự chú ý và kiên nhẫn. Vậy, công việc cụ thể của nhân viên quản lý đơn hàng là gì? Hãy cùng Nobi Pro khám phá trong bài viết dưới đây.

Tìm hiểu về quản lý vận đơn

Quản lý vận đơn là gì? Quản lý vận đơn là quá trình theo dõi và điều hành các đơn hàng đang được giao đi. Vận đơn, trong ngữ cảnh này, là một tài liệu vận chuyển chứa các thông tin như tên hàng hóa, số lượng, ngày vận chuyển, tên của đơn vị vận chuyển, trọng lượng và kích thước của đơn hàng, cũng như thông tin về người nhận hàng. Vận đơn thường được ký xác nhận bởi người vận chuyển hoặc đại lý của họ khi hàng hóa được chuẩn bị sẵn sàng cho việc giao.

Ngoài việc hiểu về vận đơn, quản lý vận đơn đơn giản là việc theo dõi và điều phối các đơn hàng từ khi chúng được tạo ra (do khách hàng đặt hàng), qua quá trình giao vận (vận chuyển), và cuối cùng là đến tay người tiêu dùng. Hoặc có thể nói rằng, quản lý vận đơn thường được thực hiện thông qua việc theo dõi các mã đơn hàng cụ thể, giúp kiểm soát và định vị lộ trình trạng thái của các đơn hàng đã được giao dựa trên thời gian thực.

Chức năng của vận đơn: Có một số chức năng quan trọng của vận đơn mà cả nhân viên vận đơn và doanh nghiệp cần nắm rõ:

• Xác nhận quyền sở hữu: Vận đơn là một loại chứng từ, xác nhận quyền sở hữu của các hàng hóa được liệt kê trên đó.
• Hợp đồng vận tải: Vận đơn thường được coi là một loại hợp đồng vận tải, xác định quan hệ pháp lý giữa bên gửi hàng (người chủ hàng), bên vận chuyển và bên nhận hàng. Tất cả các bên có trách nhiệm với hàng hóa được liệt kê trên vận đơn tương ứng.
• Giấy tờ có giá trị: Ngoài việc sử dụng để xác nhận quyền sở hữu và là hợp đồng vận tải, vận đơn còn được coi là một loại giấy tờ có giá trị, có thể sử dụng để giao dịch mua bán hoặc chuyển nhượng hàng hóa.

Lợi ích của quản lý vận đơn cho doanh nghiệp

Quản lý vận đơn mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp, bao gồm:

• Tăng cường hiệu quả vận chuyển: Quản lý vận đơn giúp tối ưu hóa quy trình vận chuyển, từ việc chọn lựa nhà vận chuyển phù hợp đến theo dõi tiến độ giao hàng. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và tăng cường sự linh hoạt trong vận hành.
• Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Việc theo dõi và cập nhật thông tin vận đơn cho phép doanh nghiệp cung cấp thông tin vận chuyển chính xác và dễ dàng theo dõi cho khách hàng. Điều này giúp tạo ra trải nghiệm mua sắm tích cực, tăng sự hài lòng và lòng trung thành từ phía khách hàng.
• Quản lý tồn kho hiệu quả: Bằng cách theo dõi tiến độ vận chuyển, doanh nghiệp có thể dự đoán thời gian nhận hàng và điều chỉnh kế hoạch quản lý tồn kho một cách chính xác. Điều này giúp tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa hàng hóa trong kho.
• Tăng cường quản lý rủi ro: Quản lý vận đơn cho phép doanh nghiệp phát hiện và giải quyết sớm các vấn đề có thể phát sinh trong quá trình vận chuyển như mất mát, hỏng hóc hoặc giao hàng trễ. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro và bảo vệ uy tín của doanh nghiệp.
• Tối ưu hóa quy trình hoạt động: Bằng việc áp dụng quản lý vận đơn hiệu quả, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình hoạt động, cải thiện năng suất lao động và giảm thiểu lãng phí trong quá trình vận hành.

Công việc của nhân viên quản lý đơn hàng trong doanh nghiệp

Công việc của nhân viên quản lý đơn hàng trong doanh nghiệp rất quan trọng và đòi hỏi sự chăm chỉ và tỉ mỉ. Thực tế, nhân viên quản lý đơn hàng không chỉ đơn thuần là người theo dõi mà còn phải thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau để đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra một cách suôn sẻ và hiệu quả. Dưới đây là một số công việc cụ thể mà họ thường phải thực hiện:

• Tiếp nhận đơn đặt hàng từ hệ thống của doanh nghiệp hoặc bộ phận kinh doanh.
• Kiểm tra và xác nhận thông tin của đơn hàng, đảm bảo rằng mọi thông tin đều chính xác trước khi tiếp tục xử lý.
• Tư vấn và giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng liên quan đến đơn hàng, đảm bảo họ có được thông tin cần thiết và hiểu rõ về trạng thái của đơn hàng.
• Lên đơn hàng và kiểm tra mã vận đơn, đảm bảo rằng mỗi đơn hàng được gán một mã vận đơn phù hợp.
• Hợp tác với bộ phận kho để cập nhật thông tin về số lượng hàng hóa và sẵn sàng cho quá trình đóng gói và vận chuyển.
• Hỗ trợ quá trình đóng gói đơn hàng nếu cần thiết, đảm bảo rằng mọi đơn hàng được đóng gói một cách an toàn và cẩn thận.
• Cập nhật và theo dõi lịch trình của đơn hàng trên hệ thống giao nhận của doanh nghiệp, đảm bảo rằng mọi thông tin được cập nhật và truy cập dễ dàng.
• Xử lý mọi sự cố phát sinh liên quan đến đơn hàng, bao gồm việc xử lý đơn hàng bị hoàn trả, quản lý các trường hợp giao hàng không thành công và giải quyết các vấn đề khác nhau như hàng hóa bị hỏng hoặc lưu kho.
• Tiếp nhận phản hồi từ khách hàng về hàng hóa và đề xuất các giải pháp giải quyết phù hợp, đảm bảo sự hài lòng và hỗ trợ tốt nhất cho khách hàng.

Các bước thực hiện quy trình quản lý vận đơn hiệu quả dành cho doanh nghiệp

Các bước thực hiện quy trình quản lý vận đơn hiệu quả dành cho doanh nghiệp có thể được tóm tắt như sau:

Bước 1: Phân loại đơn hàng

• Xác định các loại đơn hàng: Đánh giá các loại đơn hàng mà doanh nghiệp nhận được, bao gồm kích thước, trọng lượng, giá trị, độ ưu tiên và yêu cầu đặc biệt của khách hàng.
• Xác định tiêu chí phân loại: Thiết lập các tiêu chí phân loại như độ ưu tiên, phương thức vận chuyển, khu vực giao hàng, loại hàng hóa, và khối lượng.
• Phân loại đơn hàng:
  • Áp dụng tiêu chí đã xác định để phân loại từng đơn hàng vào các nhóm tương ứng.
  • Gán mã hoặc nhãn cho từng nhóm đơn hàng để dễ dàng theo dõi và xử lý sau này.
• Xây dựng quy trình phân loại:
  • Thiết lập quy trình cụ thể để phân loại đơn hàng, bao gồm người chịu trách nhiệm, công cụ và hệ thống hỗ trợ.
  • Đảm bảo rằng quy trình phân loại đơn hàng được hiệu quả và linh hoạt để đáp ứng các yêu cầu khác nhau của đơn hàng

Bước 2: Lên đơn trực tiếp trên hệ thống quản lý bán hàng và chọn nhà vận chuyển thích hợp

• Tiếp nhận đơn hàng:
  • Nhận và xác nhận đơn hàng từ hệ thống quản lý bán hàng hoặc từ bộ phận kinh doanh.
  • Đảm bảo thông tin đơn hàng được nhập đầy đủ và chính xác.
• Xác định thông tin đơn hàng: Kiểm tra và xác nhận thông tin cần thiết của đơn hàng như tên khách hàng, địa chỉ giao hàng, sản phẩm, số lượng, và các yêu cầu đặc biệt.
• Chọn nhà vận chuyển:
  • Xác định nhà vận chuyển phù hợp với yêu cầu của đơn hàng, bao gồm phạm vi giao hàng, thời gian vận chuyển, giá cả, và dịch vụ đi kèm.
  • So sánh và lựa chọn nhà vận chuyển tối ưu dựa trên các tiêu chí đã xác định trước đó.
• Tạo đơn hàng trên hệ thống:
  • Nhập thông tin đơn hàng và khách hàng vào hệ thống quản lý bán hàng.
  • Chọn nhà vận chuyển phù hợp và tạo mã vận đơn cho đơn hàng.
• Xác nhận và gửi đơn hàng:
  • Xác nhận và kiểm tra lại thông tin đơn hàng trước khi gửi đi.
  • Gửi đơn hàng cho nhà vận chuyển đã chọn và lưu trữ thông tin vận đơn cho mục đích theo dõi và tra cứu sau này

Bước 3: Theo dõi tiến độ giao hàng của nhà vận chuyển

• Ghi nhận thông tin vận đơn:
  • Theo dõi và ghi nhận mã vận đơn của đơn hàng trên hệ thống quản lý.
  • Xác định các thông tin liên quan như trạng thái hiện tại của đơn hàng, dự kiến thời gian giao hàng, và thông tin vận chuyển.
• Theo dõi trạng thái giao hàng:
  • Sử dụng hệ thống theo dõi vận đơn của nhà vận chuyển hoặc các công cụ theo dõi trực tuyến để cập nhật trạng thái của đơn hàng.
  • Kiểm tra thường xuyên trạng thái giao hàng để biết được tiến độ và đảm bảo đơn hàng được giao đúng hẹn.
• Xử lý sự cố (nếu có):
  • Đối mặt với các tình huống không mong muốn như đơn hàng giao trễ, mất mát, hoặc hỏng hóc.
  • Liên hệ trực tiếp với nhà vận chuyển để giải quyết các vấn đề và cập nhật thông tin cho khách hàng.
• Cập nhật trạng thái giao hàng:
  • Cập nhật trạng thái giao hàng lên hệ thống quản lý bán hàng để thông báo cho khách hàng về tiến độ của đơn hàng.
  • Đảm bảo rằng thông tin về trạng thái giao hàng được cập nhật đầy đủ và chính xác

Các yếu tố cần lưu ý trong quản lý vận đơn

Trong quản lý vận đơn, có một số yếu tố quan trọng cần được lưu ý để đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra một cách hiệu quả và suôn sẻ. Dưới đây là các yếu tố cần được xem xét:

• Phân loại đơn hàng:
  • Xác định loại hình đơn hàng để có phương pháp xử lý và vận chuyển phù hợp.
  • Phân loại đơn hàng theo độ ưu tiên để ưu tiên xử lý những đơn hàng quan trọng hoặc khách hàng đặc biệt.
• Lên đơn và chọn nhà vận chuyển:
  • Đảm bảo thông tin đơn hàng được nhập đúng và đầy đủ trên hệ thống quản lý.
  • Chọn nhà vận chuyển phù hợp với nhu cầu vận chuyển của đơn hàng (giá cả, thời gian giao hàng, tính năng bổ sung như bảo hiểm hàng hóa).
• Theo dõi tiến độ giao hàng:
  • Sử dụng hệ thống theo dõi vận đơn để theo dõi lịch trình giao hàng.
  • Xử lý kịp thời những vấn đề phát sinh trong quá trình vận chuyển như giao hàng trễ, hàng hỏng, hoặc hàng bị mất.
• Xử lý các trường hợp ngoại lệ:
  • Chuẩn bị kế hoạch dự phòng để xử lý các tình huống khẩn cấp như đơn hàng hoàn trả, hàng hóa bị hư hỏng, hoặc vận chuyển không thành công.
  • Thực hiện quy trình xử lý đơn hàng đặc biệt một cách linh hoạt và chuyên nghiệp.
• Giao tiếp và hỗ trợ khách hàng:
  • Cung cấp thông tin cập nhật về tiến độ giao hàng cho khách hàng.
  • Hỗ trợ khách hàng giải quyết các vấn đề liên quan đến vận chuyển và đơn hàng một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp.

Việc chú ý đến các yếu tố trên trong quản lý vận đơn giúp đảm bảo rằng quá trình vận chuyển diễn ra một cách suôn sẻ và đáp ứng được nhu cầu của khách hàng.

Để đạt hiệu quả kinh doanh cao, việc quản lý đơn hàng là một trong những nhiệm vụ quan trọng và cần được ưu tiên. Quản lý vận đơn hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động kinh doanh của mình, đảm bảo rằng các đơn hàng được giao vận đúng theo lịch trình và tránh được những sai sót không mong muốn.

Tuyết Nguyễn

No pain, no gain.