Quản lí đơn hàng là gì? Quy trình giúp quản lí đơn hàng hiệu quả nhất

Quản lí đơn hàng là một phần không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh của bất kỳ doanh nghiệp nào, đặc biệt là trong môi trường thương mại điện tử ngày nay. Điều này không chỉ đảm bảo sự tiện lợi và chính xác trong việc xử lý các đơn đặt hàng mà còn giúp tối ưu hóa quy trình vận chuyển, lưu kho và tăng cường trải nghiệm khách hàng. Trong bài viết này, chúng tôi cùng bạn sẽ cùng tìm hiểu về khái niệm “Quản lí đơn hàng” là gì, cùng nhau đào sâu vào quy trình quản lí đơn hàng hiệu quả nhất để giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu suất và tăng cường sự hài lòng của khách hàng.

Quản lí đơn hàng là gì?

Quản lý đơn hàng là gì? Quản lý đơn hàng là quy trình tiếp nhận và xử lý các đơn đặt hàng từ khi khách hàng đặt hàng cho đến khi họ nhận được sản phẩm hoặc dịch vụ. Mục tiêu của quy trình này là đảm bảo rằng sản phẩm được giao đúng theo yêu cầu về giá cả, chất lượng, số lượng, mẫu mã và thời gian giao hàng mà doanh nghiệp và khách hàng đã thỏa thuận.

Trong quản lý đơn hàng, doanh nghiệp thực hiện một loạt các hoạt động như thu thập đơn hàng, quản lý và kiểm soát hàng tồn kho, đối chiếu hàng hóa, nhập xuất hàng, đóng gói và gửi hàng cho khách hàng. Thông tin về việc xuất, nhập hàng và doanh thu được cập nhật sau khi đơn hàng được giao ra khỏi kho và doanh nghiệp nhận được thanh toán từ khách hàng.

Tại sao phải quản lí đơn hàng và lí do quản lí đơn hàng quan trọng

Hạn chế nguy cơ và tối ưu hóa chi phí

Quản lý đơn hàng ảnh hưởng đến mọi khía cạnh trong hệ thống và quy trình của chuỗi cung ứng. Đa số doanh nghiệp không chỉ tự mình xử lý đơn hàng mà còn phải hợp tác với nhiều bên khác như nhà cung cấp nguyên liệu, dịch vụ đóng gói hoặc đơn vị vận chuyển. Vì vậy, việc xây dựng một quy trình quản lý đơn hàng tối ưu, tự động hoá là cực kỳ quan trọng. Quy trình này giúp doanh nghiệp kiểm soát và quản lý đơn hàng một cách chặt chẽ, từ đó giảm thiểu rủi ro và chi phí đồng thời tăng cường hiệu suất hoạt động.

Tạo ra trải nghiệm mua sắm mượt mà và không gián đoạn

Hoạt động quản lí đơn hàng có ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm mua sắm của khách hàng. Đặc biệt đối với các doanh nghiệp bán hàng đa kênh, khách hàng mong muốn có một trải nghiệm mua sắm liền mạch. Họ cần được thông tin về tình trạng đơn hàng liên tục thông qua email, website hoặc các sàn thương mại điện tử. Nếu có vấn đề xảy ra, họ mong muốn có thể đổi trả hàng tại cửa hàng bán lẻ hoặc qua các kênh bán hàng khác một cách dễ dàng. Điều này sẽ mang lại sự tiện lợi cho khách hàng và tạo ra một trải nghiệm tuyệt vời, từ đó giữ chân khách hàng và tăng doanh thu.

Bên cạnh đó, khách hàng luôn mong đợi sản phẩm được giao đúng thời hạn. Nếu hàng hóa bị giao chậm hơn dự kiến, nhiều người sẽ đánh giá thấp doanh nghiệp và có thể đưa ra những đánh giá không tốt. Thậm chí, một số khách hàng có thể hủy đơn đặt hàng và không quay lại mua hàng lần nữa. Vì vậy, các doanh nghiệp cần chú ý để đảm bảo giao hàng đúng thời hạn dự kiến. Trong trường hợp không thể giao hàng đúng thời gian, doanh nghiệp nên thông báo trước cho khách hàng để tránh sự thất vọng. Tuy nhiên, nếu sản phẩm thường được giao trước hoặc đúng thời gian dự kiến, người mua sẽ có cảm tình và thường xuyên lựa chọn doanh nghiệp đó để mua hàng, từ đó trở thành khách hàng quen thuộc và trung thành.

Quy trình để quản lí đơn hàng

Mỗi công ty có thể áp dụng quy trình xử lý đơn hàng riêng biệt phù hợp với hoạt động kinh doanh của mình. Tuy nhiên, thường thì quy trình quản lý đơn hàng cơ bản bao gồm bốn giai đoạn chính sau đây:

Giai đoạn 1: Tiếp nhận đơn hàng

Bước đầu tiên trong quy trình quản lí đơn hàng là khi khách hàng đặt hàng và hoàn tất việc chọn hình thức thanh toán. Thông thường, khách hàng sẽ đặt hàng qua các kênh như website, sàn thương mại điện tử, điện thoại, email,…

Giai đoạn 2: Xác nhận đơn hàng

Thông tin đơn hàng sẽ được xác nhận và thông báo cho khách hàng qua trang đặt hàng, email hoặc điện thoại, tùy thuộc vào kênh đặt hàng của khách. Ví dụ, khi đặt hàng trên website, khách sẽ nhận được thông báo trên trang web và một email xác nhận sẽ được gửi đến. Toàn bộ thông tin khách hàng sẽ được lưu trữ.

Giai đoạn 3: Xử lý và hoàn tất đơn hàng

Nhân viên sẽ xác nhận chi tiết đơn hàng, chuẩn bị hàng, tạo hóa đơn, đóng gói và giao hàng. Giai đoạn này chia thành hai bước chính:

• Chuẩn bị hàng và đóng gói: Hàng hóa sẽ được lấy từ kho và chuẩn bị. Nếu kho được tổ chức rõ ràng, việc này sẽ diễn ra nhanh chóng. Sau khi đóng gói, nhân viên sẽ lập phiếu xuất kho và giao cho bên vận chuyển.
• Vận chuyển hàng: Hàng đã được đóng gói sẽ được chuyển giao cho khách. Dịch vụ vận chuyển có thể do doanh nghiệp tự thực hiện hoặc bên thứ ba cung cấp. Thông tin vận chuyển sẽ được cập nhật cho khách hàng qua trang web, email hoặc website bán hàng.

Giai đoạn 4: Xử lý các hoạt động sau bán hàng

Giai đoạn cuối cùng bao gồm việc liên hệ với khách hàng để đảm bảo sự hài lòng, và xử lý các yêu cầu đổi trả hàng. Sau khi hoàn thành, thông tin về đơn hàng sẽ được cập nhật trong hệ thống để theo dõi số lượng hàng tồn và phục vụ các bộ phận khác như tài chính, kế toán và mua hàng.

Sự kết hợp của cả ba giai đoạn này tạo thành một quy trình quản lí đơn hàng hiệu quả, giúp doanh nghiệp giảm rủi ro, tăng doanh số và mối quan hệ với khách hàng.

Cách để quản lí đơn hàng hiệu quả nhất

Tiêu chuẩn hóa quy trình xử lý đơn hàng

Rất nhiều công ty hiện nay không áp dụng một quy trình xử lý đơn hàng thống nhất. Thay vào đó, họ thường sử dụng nhiều phương pháp xử lý đơn hàng khác nhau cho từng kênh bán hàng. Tuy nhiên, việc này có thể dẫn đến các lỗi không mong muốn và ảnh hưởng đến trải nghiệm mua sắm của khách hàng, đặc biệt là khi doanh nghiệp phát triển và mở rộng quy mô. Đây chính là lý do tại sao việc xây dựng các quy trình xử lý đơn hàng chuẩn hóa từ đầu là vô cùng cần thiết.

Tập trung tất cả các đơn hàng vào một hệ thống

Hầu hết các doanh nghiệp hiện nay thường hoạt động trên nhiều nền tảng bán hàng khác nhau, bao gồm website, các sàn thương mại điện tử và cửa hàng truyền thống. Điều này tạo ra một thách thức lớn khi họ cần quản lí đơn hàng cho các kênh bán hàng online và offline một cách riêng biệt. Một lời khuyên quan trọng dành cho mọi doanh nghiệp là tích hợp thông tin về đơn hàng từ tất cả các kênh vào một hệ thống duy nhất và áp dụng phần mềm quản lý đơn hàng đa kênh. Bằng cách này, nhà quản lý sẽ có cái nhìn tổng quan về tình trạng hàng hóa và tồn kho, đồng thời dễ dàng theo dõi lượng hàng đã bán.

Tự động hóa quy trình quản lý đơn hàng

Sử dụng quá nhiều hoạt động thủ công có thể làm tăng thời gian làm việc và dễ gây ra lỗi. Vì vậy, các doanh nghiệp cần tìm giải pháp tự động hóa phù hợp cho quy trình bán hàng. Bằng cách này, tất cả các đơn hàng sẽ được tự động cập nhật vào hệ thống và thông báo cho nhân viên xử lý. Đồng thời, trạng thái của đơn hàng được hiển thị rõ ràng, giúp doanh nghiệp quản lý và xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh. Quy trình đặt hàng sẽ được tăng tốc, đơn hàng được xử lý nhanh chóng hơn và khách hàng sẽ nhận hàng đúng vào thời gian dự kiến.

Kiều Linh

Website