Quản lý đơn hàng là gì? Cách quản lý đơn hàng hiệu quả

Quản lý đơn hàng đóng vai trò quan trọng trong hoạt động cung ứng, ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí và doanh thu của cửa hàng. Nếu shop không quản lý và xử lý đơn hàng một cách hiệu quả, có thể gây ra nhiều rủi ro và ảnh hưởng đến lợi nhuận kinh doanh. Vậy, bạn đã bao giờ tự hỏi: quản lý đơn hàng là gì? Làm thế nào để shop có thể biết cách quản lý đơn đặt hàng một cách hiệu quả? Hãy cùng Nobita khám phá thêm trong bài viết dưới đây để có cái nhìn rõ hơn nhé!

Quản lý đơn hàng là gì?

Quản lý đơn hàng là quá trình bắt đầu từ việc tiếp nhận thông tin đặt hàng, xử lý đơn hàng cho đến khi khách hàng nhận được sản phẩm và bao gồm cả dịch vụ hậu mãi. Quy trình này được shop xây dựng để đảm bảo hàng hóa được giao đi đúng theo yêu cầu đã thỏa thuận trước đó về giá cả, số lượng, mẫu mã, chất lượng, thời gian giao hàng, và nhiều yếu tố khác. Điều này không chỉ giúp khách hàng cảm thấy hài lòng với sản phẩm và dịch vụ mà còn đảm bảo uy tín cho shop.

Quy trình quản lý đơn hàng tối ưu

Quy trình quản lý và xử lý đơn hàng thường khác nhau tùy vào đặc thù kinh doanh của từng shop. Tuy nhiên, một quy trình quản lý vận đơn thông thường thường bao gồm 4 bước cơ bản sau:

Bước 1: Tiếp nhận đơn hàng

Đây là giai đoạn đầu tiên trong quy trình xử lý đơn hàng, khi khách hàng đặt hàng và chọn hình thức thanh toán thành công trên các trang web, sàn thương mại điện tử, điện thoại, và các kênh bán hàng khác.

Bước 2: Xác nhận đơn hàng

Sau khi nhận được thông tin đặt hàng từ khách hàng, shop sẽ tiến hành xác nhận đơn hàng và thông báo cho khách hàng thông qua email, trang web, điện thoại, và các kênh liên lạc khác. Ví dụ, khi khách hàng đặt hàng trên trang web, họ sẽ nhận được thông báo xác nhận đặt hàng thành công qua trang web và địa chỉ email đã đăng ký trước đó. Trong thời điểm này, hệ thống sẽ lưu trữ tất cả thông tin liên quan đến khách hàng để quản lý đơn hàng một cách hiệu quả.

Bước 3: Xử lý và hoàn tất đơn hàng

Tiếp theo, nhân viên sẽ thực hiện xử lý và hoàn tất đơn hàng qua 2 giai đoạn chính:

• Chuẩn bị hàng và đóng gói: Khi nhận được thông tin đơn hàng, nhân viên sẽ lấy hàng từ kho để chuẩn bị và đóng gói sản phẩm. Họ sẽ lập phiếu xuất kho để chuẩn bị cho bộ phận vận chuyển. Để tiết kiệm thời gian, việc phân loại hàng hóa theo màu sắc, chủng loại và kích thước trong kho là rất quan trọng.
• Vận chuyển hàng: Sau khi đóng gói xong, nhân viên sẽ chuyển giao sản phẩm cho bộ phận vận chuyển hoặc đơn vị vận chuyển bên ngoài. Shop cần xuất hóa đơn và dán nhãn vận chuyển trước khi giao hàng. Thông tin về tình trạng đơn hàng sẽ được cập nhật thường xuyên trên trang web, email, và các nền tảng thương mại điện tử khác, tùy thuộc vào phương thức đặt hàng của khách hàng.

Bước 4: Xử lý các hoạt động sau khi bán hàng

Dịch vụ hậu mãi là bước quan trọng cuối cùng trong quy trình quản lý đơn hàng mà shop không thể bỏ qua. Đặc biệt, shop sẽ liên hệ với khách hàng để đảm bảo họ hài lòng với sản phẩm và dịch vụ của mình. Trong trường hợp khách hàng muốn đổi trả hàng, shop sẽ cập nhật thông tin trong quá trình nhập – xuất kho và tiến hành gửi lại hàng hóa theo yêu cầu của khách hàng để đảm bảo sự hài lòng của họ.

Các yếu tố cần lưu ý để quản lý đơn hàng hiệu quả

Quản lý tồn kho

Tồn kho đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá tình hình kinh doanh của shop trong quá trình quản lý vận đơn. Để đảm bảo hiệu quả, shop cần thực hiện việc kiểm tra tồn kho đều đặn và cập nhật thông tin chính xác vào hệ thống quản lý để giảm thiểu sai số về tồn kho. Đồng thời, việc đồng bộ thông tin tồn kho trên các nền tảng bán hàng khác nhau cũng rất quan trọng để tránh tình trạng thiếu hàng khi cung ứng cho khách hàng.

Phân loại đơn hàng

Việc phân loại đơn hàng một cách hiệu quả là yếu tố quan trọng để đảm bảo tiến độ xử lý và giao hàng đến tay khách hàng đúng thời điểm. Việc giao hàng chậm hơn so với dự kiến có thể ảnh hưởng đến uy tín của shop trong lòng khách hàng. Do đó, việc phân loại đơn hàng giúp shop đảm bảo quy trình xử lý và vận chuyển diễn ra một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.

Quản lý vận chuyển

Sau khi xác nhận thông tin đơn hàng, shop sẽ tiến hành đóng gói và giao cho đơn vị vận chuyển. Trong quá trình này, người bán cần kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin như thời gian giao hàng mà khách hàng có thể nhận được. Sau đó, shop cần theo dõi tình trạng đơn hàng đều đặn để tránh việc đơn hàng bị lạc hoặc giao hàng quá muộn cho khách hàng. Để đảm bảo việc giao hàng đúng thời điểm và giảm thiểu tối đa tình trạng hư hại, các chủ shop nên lựa chọn đơn vị vận chuyển uy tín và chuyên nghiệp.

Điểm danh những cách giúp quản lý đơn hàng hiệu quả

Dưới sự tiến bộ của công nghệ 4.0, việc quản lý đơn hàng trong các cửa hàng ngày nay đã trở nên đa dạng và linh hoạt hơn bao giờ hết. Hai phương tiện chính được ưa chuộng là sử dụng Microsoft Excel và các ứng dụng di động, mỗi phương thức này đều mang lại cơ hội và thách thức riêng, phù hợp với đặc thù kinh doanh của từng cửa hàng.

Quản lý đơn hàng trên Excel

Khi sử dụng Excel, các cửa hàng thường tạo các tệp sẵn có để ghi chú trạng thái đơn hàng, quản lý đơn hàng phát sinh và tạo báo cáo định kỳ thông qua các công cụ tính toán có sẵn. Hàng ngày, nhân viên cửa hàng cần nhập thông tin đơn hàng chính xác và kịp thời để đảm bảo tính chính xác và kiểm tra định kỳ.

Ưu điểm

• Dễ dàng thống kê dữ liệu và tìm kiếm thông tin.
• Tự động hóa báo cáo định kỳ theo yêu cầu cụ thể của cửa hàng.
• Không phát sinh phí sử dụng.
• Có thể sử dụng ngay cả khi không có kết nối internet.

Nhược điểm

• Thích hợp cho các cửa hàng nhỏ với lượng đơn hàng ít.
• Rủi ro bảo mật cao, như mất dữ liệu hoặc bị tấn công virus nếu thiết lập không đúng.

Quản lý đơn hàng trên ứng dụng di động

Các ứng dụng di động cung cấp tính năng sẵn có cho cửa hàng quản lý và xử lý đơn hàng thông qua cập nhật dữ liệu và kiểm tra báo cáo tự động theo thời gian thực.

Ưu điểm

• Xử lý đơn hàng nhanh chóng và dễ dàng theo dõi trạng thái hàng hóa.
• Tích hợp các đơn vị vận chuyển để theo dõi trạng thái đơn hàng và xử lý các sự cố kịp thời.
• Tự động tạo đơn hàng qua mã QR và xác nhận hàng loạt.
• Cung cấp công cụ quản lý công nợ tích hợp.

Nhược điểm

• Phí sử dụng.
• Có thể tiềm ẩn rủi ro rò rỉ thông tin khách hàng cho bên thứ ba.
• Nguy cơ mất thông tin và dữ liệu kinh doanh nếu ứng dụng bị tấn công hoặc gặp sự cố kỹ thuật.
• Không thể sử dụng khi không có kết nối internet.

Lựa chọn giữa sử dụng Excel và ứng dụng di động phụ thuộc vào quy mô và nhu cầu cụ thể của mỗi cửa hàng, với sự cân nhắc kỹ lưỡng về ưu và nhược điểm của từng phương thức.

Kết luận

Rõ ràng, quản lý đơn hàng đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong hoạt động kinh doanh của mỗi cửa hàng. Quy trình này, nếu được thực hiện một cách hiệu quả, không chỉ giúp chủ cửa hàng dễ dàng theo dõi và điều hành mọi hoạt động kinh doanh mà còn giúp tiết kiệm chi phí, từ đó tăng lợi nhuận từ việc bán hàng. Hy vọng thông qua bài viết này, chủ cửa hàng sẽ nhận thức rõ hơn về tầm quan trọng của việc quản lý đơn hàng và có thể lựa chọn cách thực hiện phù hợp và hiệu quả nhất cho doanh nghiệp của mình!

Hoàng Thu

Đừng bao giờ đánh mất niềm tin vào bản thân. Chỉ cần tin là mình có thể làm được là bạn lại có thêm lí do để cố gắng thực hiện điều đó.