Quản lý kho hàng là gì? Phương pháp quản lý kho hàng hoàn hảo

Việc quản lý kho là một công việc khó khăn đối với chủ cửa hàng và người phụ trách kho. Khi doanh nghiệp phát triển, số lượng hàng hóa trong kho cũng tăng lên. Làm thế nào để quản lý kho sao cho hàng hóa không bị nhầm lẫn hoặc thất thoát khi nhập – xuất? Dưới đây là những phương pháp quản lý kho hiệu quả mà Nobi Pro đã tổng hợp, giúp bạn quản lý kho hàng một cách chặt chẽ và hiệu quả hơn trong lĩnh vực kinh doanh của mình.

Quản lý kho là gì?

Khái niệm hàng tồn kho

Trước khi muốn hiểu quản lý kho là gì thì chúng ta cần hiểu khái niệm về hàng tồn kho là gì.

Hàng tồn kho bao gồm tất cả các nguồn lực dự trữ để đáp ứng nhu cầu hiện tại hoặc trong tương lai. Quản lý hàng tồn kho không chỉ liên quan đến việc kiểm soát số lượng hàng thành phẩm, mà còn bao gồm việc quản lý hàng hỏng, hàng nguyên liệu, linh kiện và dụng cụ sản xuất…

Số lượng hàng tồn kho quá nhiều hoặc quá ít đều có thể ảnh hưởng đến quy trình sản xuất kinh doanh, vì vậy cần phải áp dụng các phương pháp quản lý hàng tồn kho phù hợp.

Vậy quản lý kho là gì?

Quản lý kho là việc điều chỉnh các hoạt động hàng ngày của kho hàng như nhập – xuất – tồn kho, chuyển kho… Quản lý kho hiệu quả giúp giảm chi phí và tăng doanh số bán hàng cho cửa hàng, doanh nghiệp.

Ngày nay, các cửa hàng nhỏ có thể sử dụng file Excel để quản lý nhập xuất tồn kho vì số lượng sản phẩm không nhiều. Tuy nhiên, khi mở rộng quy mô kinh doanh, với số lượng hàng hóa lớn hoặc nhiều kho hàng khác nhau, các doanh nghiệp cần áp dụng phần mềm quản lý kho để tiết kiệm thời gian, nguồn lực và chi phí, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý.

Quản lý hàng tồn kho là gì?

Quản lý tồn kho là một phần quan trọng của việc quản lý chuỗi cung ứng, nhằm đảm bảo luôn có đủ sản phẩm để bán khi cần. Việc này giúp tối ưu hóa doanh số bán hàng và tiết kiệm chi phí xử lý tồn kho không bán được.

Ngoài ra, quản lý kho còn bao gồm việc kiểm soát từ sản phẩm bán chạy đến hàng tồn dư để có biện pháp xử lý kịp thời, giải phóng không gian lưu trữ, tiết kiệm chi phí và đảm bảo hiệu quả cao nhất.

Đa số mọi người đều lo sợ với khái niệm “tồn kho”. Vì lượng hàng trong kho rất lớn nên nếu không quản lý kho khoa học, dễ gặp sai sót trong quản lý hàng tồn kho.

Nhiều chủ cửa hàng sau vài tháng hoạt động thường than phiền: “Không thể khớp chính xác số hàng tồn kho và số hàng đã bán” hoặc “Tại sao hàng này bán chậm mà tồn kho lại ít thế này?”. Tình trạng hỗn loạn này có thể xảy ra nếu không thường xuyên cân đối kho để tính toán nhập – xuất – tồn kho.

Có cách quản lý hàng tồn kho đơn giản giúp giảm thiểu chi phí quản lý kho và đơn giản hóa việc kiểm soát số lượng hàng còn lại trong kho.

Hướng dẫn cách quản lý kho hiệu quả cho chủ cửa hàng bán lẻ

Quản lý kho không chỉ đơn giản là việc nhập – xuất hàng hóa. Để hiệu quả, bạn cần biết chính xác những mặt hàng nào cần mua, thời điểm nào để mua và số lượng cần mua. Bạn cũng cần theo dõi tồn kho và tìm cách duy trì mức tồn kho lý tưởng.

Dưới đây là 15 phương pháp quản lý kho hiệu quả giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí trong quá trình quản lý hàng hóa.

Thiết lập kho ở khu vực dễ quan sát

Trong quá trình kiểm kê hàng hóa, nếu không có đủ không gian làm việc, sẽ có nhiều rủi ro xảy ra. Đừng đặt nhân viên quản lý kho vào một căn phòng nhỏ ở phía cuối cửa hàng mà bạn không thể kiểm soát được.

Thay vào đó, hãy đặt kho hàng ở vị trí dễ quan sát, thuận tiện cho việc nhập – xuất và giao nhận hàng hóa. Hành động này sẽ giúp giảm thiểu rủi ro, đồng thời tránh lãng phí thời gian và tiền bạc.

Sắp xếp hàng hóa trong kho một cách khoa học

Việc tổ chức hàng hóa theo phương pháp 5S giúp tăng cường hiệu quả trong việc tìm kiếm, vận chuyển và quản lý kho bãi một cách hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian và công sức.

Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn khi áp dụng các nguyên tắc sắp xếp hàng hóa một cách khoa học trong kho bãi. Để biết thêm về các quy tắc sắp xếp hàng hóa chuẩn trong kho, bạn có thể tham khảo trong bài viết về 5 cách sắp xếp kho hàng khoa học trong bán lẻ.

Tuân thủ quy tắc Nhập trước – Xuất trước khi quản lý kho

Đây là một nguyên tắc quan trọng trong việc quản lý hàng tồn kho. Nguyên tắc “Nhập trước – Xuất trước” đồng nghĩa với việc các mặt hàng được nhập vào trước cũng cần được xuất ra trước và ngược lại.

Không chỉ đối với các sản phẩm có hạn sử dụng và dễ hỏng mới cần tuân thủ nguyên tắc này, mà ngay cả những mặt hàng khác như đồ công nghệ hoặc thời trang cũng cần áp dụng. Mặc dù không bị hao mòn, những sản phẩm này rất dễ bị lỗi mốt.

Thiết lập mức tồn kho tối ưu

Định mức tồn kho là số lượng hàng hóa được xác định để luôn duy trì trong kho, đảm bảo cung ứng kịp thời khi có nhu cầu và giữ cho hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục.

Việc quản lý hàng tồn kho sẽ trở nên thuận lợi hơn nếu bạn thiết lập mức tồn kho tối thiểu và tối đa cho từng sản phẩm, không vượt quá hoặc dưới định mức đã đề ra.

Để xác định mức tồn kho tối ưu, cần xem xét các yếu tố như:

• Số lượng hàng thực tế trong kho
• Đơn đặt hàng từ khách hàng
• Tình hình cung cấp từ nhà cung cấp
• Tình hình tiêu thụ của sản phẩm

Nhớ rằng, định mức tồn kho có thể thay đổi theo thời gian. Hãy kiểm tra định kỳ để điều chỉnh phù hợp với tình hình công ty, giúp quản lý kho hiệu quả hơn.

Lưu mã vạch tất cả các sản phẩm trong kho

Bạn có chắc rằng tất cả các mặt hàng trong kho của bạn đều đã được gắn mã vạch không? Nếu chưa, hãy thực hiện ngay đi. Bởi khi sử dụng mã vạch để quản lý hàng hóa, việc tìm kiếm sản phẩm sẽ trở nên dễ dàng hơn.

Khi sản phẩm có mã vạch, bạn chỉ cần sử dụng máy quét để quét mã trên sản phẩm và nhập thông tin vào phần mềm quản lý hàng hóa, giúp bạn cập nhật số lượng tồn kho một cách nhanh chóng và tránh sai sót do nhập liệu sai.

Kiểm soát quy trình xuất kho

Trong thời đại hiện nay, việc xuất kho hàng hóa cho khách hàng trong và ngoài tỉnh là điều phổ biến và thường xuyên xảy ra. Việc xác nhận đơn hàng và chuyển giao cho nhân viên đóng gói, xuất hàng cần được kiểm soát một cách chặt chẽ để tránh các rủi ro không mong muốn.

Quy trình kiểm tra chất lượng kép này giúp đảm bảo rằng thông tin trên đơn hàng và danh sách sản phẩm đã chọn sẽ hoàn toàn khớp nhau về mã hàng và số lượng sản phẩm.

Đây cũng là thời điểm quan trọng để nhân viên kiểm tra chất lượng và đảm bảo rằng hàng hóa được vận chuyển đi không gặp vấn đề gì. Hãy tuyển chọn những người có kinh nghiệm để thực hiện công việc này, điều này sẽ giúp cửa hàng tiết kiệm được chi phí không cần thiết.

Kiểm kho định kỳ

Việc kiểm kê kho định kỳ nên được thực hiện hàng 6 tháng một lần để xác nhận số lượng hàng hóa và chất lượng của chúng, bao gồm việc nhận biết, phát hiện hư hại và suy giảm chất lượng cũng như bao bì.

Quá trình kiểm tra thường được thực hiện bởi một nhóm nhân viên, thường là từ 2 đến 3 người. Để quá trình kiểm kê diễn ra nhanh chóng, việc sắp xếp kho hàng một cách khoa học là cần thiết. Bạn có thể tổ chức kiểm kê theo nhóm hàng hoặc sản phẩm.

Có ba hình thức kiểm kê kho chính:

• Kiểm kê thực tế: Là việc kiểm tra toàn bộ hàng hóa trong kho cùng một lúc.
• Kiểm tra tại chỗ: Nếu bạn lo ngại về việc kiểm kê toàn bộ vào cuối năm hoặc khi lượng hàng hóa quá lớn, bạn có thể thực hiện kiểm tra tại chỗ thường xuyên trong năm.
• Kiểm theo chu kỳ: Nếu kiểm kê thực tế được thực hiện hàng năm, phương pháp kiểm theo chu kỳ có thể được thực hiện hàng quý, hàng tháng, hàng tuần hoặc thậm chí hàng ngày.

Kết quả kiểm tra cần được ghi lại trong biên bản kiểm kho. Để biết thêm thông tin về các sai lầm phổ biến trong kiểm kê kho và quy trình kiểm kê hàng tồn kho chuẩn, bạn có thể tham khảo bài viết về cách quản lý kho hàng hiệu quả.

Ưu tiên theo thứ tự ABC

Có một số sản phẩm cần được chú ý hơn so với các sản phẩm khác. Để biết sản phẩm nào cần được quan tâm ở mức độ nào, bạn cần phân tích ABC và đánh giá sản phẩm để phân loại chúng thành 3 nhóm ABC dựa trên các tiêu chí sau:

• A: Sản phẩm có giá trị cao nhưng bán ra chậm
• B: Sản phẩm có giá trị trung bình và bán ra ổn định
• C: Sản phẩm có giá trị thấp nhưng bán ra nhanh

Mô hình Lean Manufacturing

Áp dụng mô hình quản lý Lean Manufacturing giúp điều chỉnh nguồn hàng trong kho để đáp ứng yêu cầu của thị trường một cách hiệu quả. Đồng thời, việc giữ tồn kho ở mức tối ưu sẽ giảm thiểu chi phí không cần thiết trong sản xuất và bảo quản.

Các ưu điểm khi áp dụng mô hình Lean Manufacturing:

• Giảm thời gian xếp dỡ và di chuyển hàng hóa trong kho
• Tiết kiệm thời gian kiểm tra và quản lý tồn kho
• Cải thiện thời gian chu kỳ sản xuất và cung cấp dịch vụ
• Linh hoạt trong xử lý các tình huống và giảm áp lực đối với nguồn lực như lao động, máy móc, thiết bị…

Tính vòng quay tồn kho

Có một phương pháp giúp bạn dự báo được thời gian nhập hàng trước đó là tính vòng quay tồn kho. Việc tính vòng quay tồn kho sẽ giúp bạn đưa ra dự toán chính xác hơn về thị trường. Hệ số vòng quay tồn kho sẽ cho biết số lần hàng được nhập trong một kỳ, từ đó tính ra thời gian trung bình để bán hết hàng tồn kho. Dựa vào thông tin này, bạn có thể lập kế hoạch nhập hàng với số lượng và thời gian phù hợp.

Sử dụng thẻ kho

Mỗi sản phẩm sẽ được gắn thẻ kho để nhân viên bán hàng hoặc nhân viên kho có thể cập nhật thông tin định kỳ. Thẻ kho là một loại tài liệu dùng để theo dõi số lượng nhập vào, xuất ra và tồn kho của từng loại sản phẩm. Khi quản lý kho hàng của bạn kết hợp với việc ghi chép đầy đủ các hoạt động nhập – xuất, sắp xếp, ghi chú và thống kê, quá trình quản lý sẽ trở nên ổn định hơn. Điều này giúp bạn dễ dàng phát hiện và khắc phục lỗi khi có sự cố xảy ra.

Dán nhãn tất cả mọi thứ trong kho hàng

Nếu trong cửa hàng hoặc kho hàng của bạn vẫn còn sản phẩm nào chưa được dán nhãn, bạn nên thay đổi ngay. Việc dán nhãn lên tất cả các sản phẩm sẽ giúp việc phân loại và tìm kiếm hàng hóa trong kho trở nên dễ dàng hơn, đồng thời quản lý tồn kho một cách chính xác nhất.

Sử dụng phần mềm để quản lý kho hàng

Quản lý kho là một nhiệm vụ quan trọng đối với mỗi cửa hàng, để có thể bán hàng và thống kê chi tiết thu chi, việc theo dõi nguồn hàng hóa trong kho là rất quan trọng. Sử dụng phần mềm để thay thế cho việc ghi chép thủ công giúp giảm thiểu sai sót và mất mát.

Chọn lựa một phần mềm quản lý kho trong top 5 với chi phí đầu tư thấp và dễ sử dụng sẽ hỗ trợ doanh nghiệp giảm thiểu lãng phí nguồn lực.

Để thành công trong môi trường cạnh tranh ngày nay, doanh nghiệp cần tập trung vào việc phát triển và triển khai các chiến lược quản lý hàng tồn kho hiệu quả. Điều này đòi hỏi việc kết hợp các hệ thống công nghệ, quy trình mạnh mẽ và đội ngũ nhân viên có trình độ. Bằng cách quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả, doanh nghiệp có thể giảm thiểu rủi ro, tăng lợi nhuận và củng cố vị thế cạnh tranh của mình.

Nguyễn Hoài Thu

Website

Nói không với rác máy tính