Quản lý tồn kho là gì? Cách quản lý tồn kho hiệu quả

Quản lý hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong việc đạt được hiệu quả và thành công trong kinh doanh. Trong bài viết hôm nay, Nobita sẽ cùng các bạn khám phá chi tiết về cách quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả nhất. Hãy cùng nhau khám phá ngay dưới đây!

Quản lý tồn tại kho là gì?

Quản lý tồn kho là quá trình quản lý và kiểm soát các nguồn lực vật liệu hoặc hàng hóa mà một tổ chức sở hữu hoặc điều phối. Mục tiêu chính của quản lý tồn kho là đảm bảo rằng tồn kho được duy trì ở mức độ cần thiết để đáp ứng nhu cầu của khách hàng mà không gây ra tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt lớn.

Quản lý tồn kho bao gồm các hoạt động như lập kế hoạch tồn kho, dự đoán nhu cầu, mua hàng, vận chuyển, lưu trữ, kiểm kê, và theo dõi hàng tồn kho. Bằng cách này, tổ chức có thể tối ưu hóa quá trình sản xuất, cung ứng và phân phối để đảm bảo hiệu quả và lợi nhuận cao nhất. Quản lý tồn kho cũng đóng vai trò quan trọng trong việc giảm thiểu lãng phí, tăng cường dòng tiền và tăng cường sự hài lòng của khách hàng.

Lợi ích khi quản lý hàng tồn kho hiệu quả

Có nhiều lợi ích khi quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả:

• Đảm bảo cân bằng lượng hàng hóa cần thiết trong kho: Bằng cách nắm bắt và biết chính xác số lượng hàng tồn trong kho của cửa hàng/doanh nghiệp, ta có thể hạn chế tối đa việc dư thừa hoặc thiếu hụt so với nhu cầu thực tế.
• Tối ưu hoá quay vòng hàng hóa trong kho: Quản lý hàng tồn kho tốt giúp ta biết được thời gian lưu kho và hạn sử dụng của từng loại sản phẩm, từ đó điều chỉnh chiến lược bán hàng phù hợp và đẩy nhanh việc quay vòng hàng hóa, hạn chế tối đa việc tồn kho quá lâu, đảm bảo sản phẩm không hết hạn hoặc hư hỏng.
• Tăng cường sự hài lòng của khách hàng và giữ chân họ: Quản lý hàng tồn kho tốt giúp đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách linh hoạt và chính xác, tạo điều kiện cho trải nghiệm mua sắm tốt hơn và tạo dựng lòng tin từ phía khách hàng.
• Định hướng kinh doanh chính xác: Quản lý hàng tồn kho tốt giúp thu thập và lưu trữ thông tin chi tiết về lịch sử giao dịch, từ đó dễ dàng dự đoán và định hình nhu cầu của khách hàng trong tương lai.
• Tăng hiệu quả sử dụng vốn: Bằng cách nắm bắt chính xác số lượng hàng hóa tồn kho theo từng giai đoạn thời gian, ta có thể lên kế hoạch sử dụng vốn một cách hiệu quả hơn thông qua việc điều chỉnh quy trình nhập hàng và sử dụng nguồn lực tài chính một cách thông minh.

Quản lý hàng tồn kho bao gồm những loại nào?

Quản lý hàng tồn kho bao gồm các loại sau đây, dựa trên đặc điểm của hàng hóa:

• Nguồn vật tư: Bao gồm các vật liệu như đồ dùng văn phòng, dầu, nhiên liệu, và các sản phẩm khác cần thiết trong quá trình sản xuất.
• Nguyên liệu thô: Đây là các nguyên liệu được bán hoặc sử dụng trong tương lai cho quá trình sản xuất. Các nguyên liệu này có thể đang được vận chuyển hoặc sẽ được chế biến sau này.
• Bán thành phẩm: Đây là sản phẩm đã được sử dụng trong quá trình sản xuất nhưng vẫn chưa hoàn thiện hoặc chưa được nhập kho thành phẩm.
• Thành phẩm: Là những sản phẩm đã hoàn thiện sau quá trình sản xuất.

Ngoài ra, tùy thuộc vào loại hàng hóa và mục đích kinh doanh của mỗi doanh nghiệp, chúng ta còn có thể phân loại hàng tồn kho theo các tiêu chí sau:

• Hàng mua để bán: Bao gồm hàng tồn kho, hàng đang trong quá trình vận chuyển, hàng bất động sản, hàng đang được gửi đi để gia công hoặc chế biến, và hàng đang được vận chuyển để bán.
• Sản phẩm dở dang: Bao gồm sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm đã hoàn thành nhưng chưa được nhập kho.
• Thành phẩm tồn kho và hàng được gửi đi để bán.
• Nguyên liệu và vật liệu: Bao gồm nguyên liệu nhập khẩu cho quá trình sản xuất hoặc để gia công hàng xuất khẩu, và các sản phẩm hàng hóa được lưu giữ tại kho bảo thuế của doanh nghiệp.

Như vậy, thông qua việc phân loại rõ ràng này, doanh nghiệp có thể quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả hơn và đáp ứng đúng nhu cầu của quá trình sản xuất và kinh doanh của mình.

Các cách quản lý tồn kho phổ biến

Kiểm kê đúng lúc trong quản lý hàng tồn kho (JIT)

Phương pháp kiểm kê đúng lúc, hay còn gọi là Just In Time (JIT), nhằm mục đích chỉ giữ lại số lượng hàng tồn kho cần thiết cho quá trình sản xuất. Nhờ vậy, chúng ta có thể giảm thiểu tối đa việc tích tụ hàng tồn kho dư thừa. Điều này giúp loại bỏ các chi phí không cần thiết cũng như giảm thiểu rủi ro liên quan đến việc duy trì lượng hàng tồn kho quá lớn trong kho.

Phân tích hàng tồn kho ABC

Phân tích hàng tồn kho theo phương pháp ABC giúp chia các mặt hàng thành ba mức độ khác nhau dựa trên giá trị của chúng: A, B và C. Các mặt hàng thuộc mức A thường có giá trị cao nhất. Điều này giúp ta nhận biết được những mặt hàng nào đang đóng góp nhiều hơn vào lợi nhuận. Có thể đây là những mặt hàng có giá cao nhất hoặc mang lại lợi nhuận lớn nhất.

Ở mức B, giá trị của các mặt hàng không bằng mức A, nhưng vẫn cao hơn so với mặt hàng ở mức C. Các mặt hàng thuộc mức C thường có giá trị thấp và khối lượng lớn.”

Phân tích ABC giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về cấu trúc giá trị của hàng tồn kho và tập trung các biện pháp quản lý hiệu quả vào các mặt hàng có ảnh hưởng lớn nhất đến lợi nhuận.

Dropshipping trong quản lý hàng tồn kho

Trong dropshipping, doanh nghiệp chỉ việc thuê ngoài tất cả các công đoạn trong quản lý kho hàng. Bạn chỉ cần điều hành kinh doanh trên máy tính xách tay mà không cần lo lắng về việc tồn kho hay các chi phí tối thiểu.

Lô hàng số lượng lớn (Bulk shipments)

Phương pháp này dựa trên giả định rằng việc mua hàng số lượng lớn sẽ giúp giảm giá thành. Đây được coi là một chiến lược tốt nếu một doanh nghiệp tin rằng sản phẩm của họ sẽ được bán trong số lượng lớn. Tuy nhiên, nó cũng mang lại thách thức khi nhu cầu của người tiêu dùng thay đổi đột ngột.

Đơn đặt hàng dự trữ (Backordering) trong quản lý hàng tồn kho

Đơn đặt hàng dự trữ là khi một nhà bán lẻ gửi yêu cầu đến một nhà cung ứng hoặc bán buôn để yêu cầu nguồn hàng bổ sung cho một mặt hàng đã bán ra, nhằm đáp ứng đơn đặt hàng của khách hàng mà chưa được thanh toán.

Ký gửi (Consignment)

Phương pháp này cho phép người gửi hàng (thường là người bán buôn) chuyển giao hàng hóa cho người nhận hàng (những người bán lẻ). Trong quá trình này, người nhận hàng chỉ thanh toán tiền cho hàng hóa khi họ đã bán được chúng.

Hệ thống phân phối hàng hoá (Cross Docking)

Phương pháp này loại bỏ quá trình lưu trữ và tập trung vào việc tiếp nhận và gửi hàng. Sản phẩm được chuyển đến kho và sau đó được chất lại vào các xe tải khác ngay tại cùng một kho hàng, từ đó giúp tăng tốc quá trình giao hàng.

Đếm chu kỳ (Cycle counting)

Trong phương pháp này, bạn sẽ đếm một lượng nhỏ hàng tồn kho vào một ngày nhất định thay vì kiểm kê toàn bộ. Phương pháp này giúp xác nhận mức tồn kho thường xuyên và chính xác trong hệ thống ghi nhận.

Thông qua bài viết này, chúng ta đã tìm hiểu về các cách quản lý tồn kho hiệu quả nhất. Chỉ khi quản lý xuất nhập tồn kho hiệu quả, cửa hàng bán lẻ của bạn mới có thể sắp xếp hàng hóa khoa học, quản lý tồn kho chặt chẽ. Từ đó giảm thất thoát, sai sót khi quản lý kho, tiết kiệm thời gian và chi phí và góp phần tăng doanh thu cho cửa hàng, doanh nghiệp.

Hoàng Thu

Đừng bao giờ đánh mất niềm tin vào bản thân. Chỉ cần tin là mình có thể làm được là bạn lại có thêm lí do để cố gắng thực hiện điều đó.