Quy trình quản lý đơn hàng hiệu quả và nhanh chóng

Quản lý đơn hàng là một phần không thể thiếu trong mọi doanh nghiệp, đặc biệt là trong thời đại số hóa hiện nay. Việc thực hiện quy trình quản lý đơn hàng một cách chính xác không chỉ giúp tăng cường hiệu suất làm việc mà còn cải thiện trải nghiệm của khách hàng. Trong bài viết này, hãy cùng Nobita khám phá về quy trình quản lý đơn hàng, những lợi ích mà nó mang lại và cách tối ưu hóa để đảm bảo hoạt động của bạn diễn ra một cách trơn tru và hiệu quả nhất.

Quy trình quản lý đơn hàng là gì?

Quy trình quản lý đơn hàng là một chuỗi các hoạt động và quy định mà một doanh nghiệp thực hiện để tiếp nhận, xử lý và theo dõi các đơn đặt hàng từ khách hàng của họ. Mục tiêu của quy trình này là đảm bảo rằng đơn hàng được xử lý một cách hiệu quả, sản phẩm hoặc dịch vụ được giao đúng hẹn và khách hàng được phục vụ tốt nhất.

Có một số lý do quan trọng vì sao cần phải có quy trình quản lý đơn hàng trong một doanh nghiệp:

• Tăng hiệu quả và năng suất: Quy trình quản lý đơn hàng giúp tối ưu hóa hoạt động, giảm thiểu thời gian trôi qua trong các bước không cần thiết và tăng cường năng suất. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian và nguồn lực.
• Chất lượng dịch vụ: Bằng cách tuân thủ quy trình, bạn có thể đảm bảo rằng sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng cao và được giao đúng hẹn. Điều này làm tăng sự hài lòng của khách hàng và thúc đẩy sự trung thành của họ.
• Tránh lỗi và sai sót: Quy trình quản lý đơn hàng giúp giảm thiểu sai sót con người thông qua sự tự động hóa và kiểm tra. Điều này giúp ngăn chặn việc giao hàng sai, việc đặt hàng trùng lặp hoặc các lỗi khác có thể làm hại danh tiếng của bạn.
• Tối ưu hóa tồn kho: Bằng cách theo dõi tồn kho và thực hiện đặt hàng dựa trên dữ liệu thực tế, bạn có thể giảm thiểu khoản tồn kho không cần thiết và giảm rủi ro tồn kho bị hỏng hóc hoặc lỗi thời.
• Phản hồi nhanh chóng: Quy trình quản lý đơn hàng giúp bạn phản hồi nhanh chóng khi có sự thay đổi hoặc vấn đề phát sinh. Điều này quan trọng để giải quyết các vấn đề nhanh chóng và đảm bảo rằng khách hàng không phải chờ đợi lâu.
• Theo dõi hiệu suất: Bạn có thể theo dõi và đánh giá hiệu suất của quy trình quản lý đơn hàng để tìm cách cải thiện và tối ưu hóa. Điều này giúp bạn thích nghi với thay đổi thị trường và cạnh tranh một cách hiệu quả hơn.

Quy trình quản lý đơn hàng cho doanh nghiệp

Quy trình quản lý đơn hàng là một phần không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh. Tùy thuộc vào quy mô của cửa hàng hoặc doanh nghiệp, quy trình này có thể có sự biến đổi. Tuy nhiên, một cách tổng quan, quy trình quản lý đơn hàng thường bao gồm ba bước cơ bản chính: tiếp nhận đơn hàng, xử lý đơn hàng và đối phó với yêu cầu sau bán hàng cũng như chăm sóc khách hàng.

Bước 1: Tiếp nhận đơn hàng

Trong thời đại hiện tại, việc tiếp nhận đơn hàng trực tuyến đang trở nên phổ biến và chiếm phần lớn trong tổng số đơn đặt hàng. Có bốn loại đơn hàng quan trọng trong lĩnh vực thương mại điện tử:

• Đặt hàng trước (Preorder): Đây là loại đơn hàng được đặt trước khi sản phẩm mới sắp ra mắt. Thường, khách hàng phải thanh toán trước cho nhà cung cấp. Điều này thường được sử dụng để tạo sự tò mò và tạo tiếng vang trước khi sản phẩm ra mắt.
• Đặt hàng lại (Backorder): Đây là loại đơn hàng dành cho sản phẩm đã hết hàng, và các nhà cung cấp nhỏ lẻ sẽ tiếp nhận đơn hàng này và sau đó liên hệ với nhà cung cấp chính để đáp ứng nhu cầu mua sắm của khách hàng.
• Hàng order: Khách hàng đặt hàng, sản phẩm có thể có sẵn trong kho của người bán hoặc không. Trong trường hợp sản phẩm không có sẵn, người bán sẽ đóng vai trò trung gian nhập hàng về và bán lại cho khách hàng.
• Purchase order: Đây là đơn đặt hàng đối với các nhà cung cấp, mà cửa hàng hoặc công ty sẽ mua từ họ nguyên vật liệu hoặc sản phẩm hoàn thiện.

Hiểu rõ từng loại đơn hàng này sẽ giúp bạn quản lý, giám sát và theo dõi đơn hàng hiệu quả hơn.

Bước 2: Xử lý đơn hàng

Xử lý đơn hàng là một bước quan trọng trong quy trình, liên quan đến việc xác định xem hàng hóa được đóng gói có đáp ứng được nhu cầu của khách hàng và các tiêu chuẩn kiểm định hay không. Tốc độ và độ chính xác trong quy trình này đặc biệt quan trọng.

Quy trình xử lý đơn hàng thường bao gồm ba bước chính: lấy hàng, đóng gói sản phẩm và vận chuyển hàng đến khách hàng.

Lấy hàng

• Lấy từng cái một (Single Order): Đây là cách chọn từng đơn hàng một trước khi chuyển sang đơn hàng tiếp theo. Thích hợp cho các cửa hàng mới hoạt động hoặc có quy mô nhỏ với số lượng đơn hàng ít.
• Chọn theo nhóm (Batch Picking): Nhóm nhiều đơn hàng thành một nhóm, mỗi nhân viên xử lý một nhóm, lấy hàng một lần. Phù hợp khi số lượng hàng hoá lớn với ít sản phẩm hoặc sản phẩm đơn lẻ.
• Chọn theo khu vực (Zone Picking): Các nhân viên được chỉ định xử lý theo từng khu vực trong kho. Mỗi đơn hàng được luân phiên chuyển qua các khu vực tương ứng cho đến khi hoàn thiện đơn hàng. Thích hợp cho các cửa hàng có số lượng đơn lớn với nhiều sản phẩm.
• Chọn theo từng đợt (Wave Picking): Mỗi nhân viên xử lý một khu vực trong kho và chọn các sản phẩm tại khu vực đó. Sau đó, sản phẩm này được chuyển đến khu vực đóng gói để tạo thành đơn hàng hoàn chỉnh. Thích hợp cho việc vận chuyển hàng loạt đơn hàng với nhiều mặt hàng.

Đóng gói hàng

• Đóng gói hàng hoá là một phần quan trọng để đảm bảo việc phân biệt hàng hóa dễ dàng, bảo quản chất lượng sản phẩm và tạo điều kiện thuận lợi cho việc vận chuyển đến tay khách hàng.
• Quy trình đóng gói hàng bao gồm việc lựa chọn vật liệu bao bì đóng gói với kích thước phù hợp, cân nặng sản phẩm và đính kèm nhãn mác cho phiếu đóng gói (bao gồm thông tin về trọng lượng, kích thước, số lượng, chi tiết sản phẩm và số SKU).

Giao hàng

Giao hàng là bước cuối cùng trong quá trình xử lý đơn hàng. Để thực hiện giao hàng thành công, bạn cần thực hiện các công việc sau:

• In nhãn vận chuyển và hoá đơn kèm theo.
• Đánh dấu đơn hàng trong kênh bán hàng hoặc phần mềm quản lý đơn hàng.
• Gửi email xác nhận giao hàng và tình trạng đơn hàng để khách hàng có thể dễ dàng quản lý và theo dõi đơn hàng của mình.

Việc xử lý đơn hàng một cách chính xác và hiệu quả là một yếu tố quan trọng để đảm bảo sự thành công của doanh nghiệp và tạo ra trải nghiệm tốt cho khách hàng.

Bước 3: Đáp ứng yêu cầu sau bán hàng

Để mang lại trải nghiệm mua sắm tốt nhất cho khách hàng, tăng lòng trung thành của họ và củng cố uy tín của thương hiệu, bạn cần xử lý những vấn đề phát sinh sau khi khách hàng đã nhận hàng thành công.

• Lắng nghe phản hồi từ khách hàng và hiểu rõ vấn đề của họ, bao gồm giao nhầm hàng, thời gian giao hàng kéo dài, sản phẩm không đúng như hình ảnh, thiếu sản phẩm và các vấn đề khác.
• Đưa ra các giải pháp kịp thời, bao gồm chính sách hoàn tiền, đổi/trả hàng, tặng voucher khuyến mãi, giảm giá sản phẩm và các ưu đãi khác để làm khách hàng hài lòng và xóa điểm xấu.

Quản lý đơn hàng là một phần không thể thiếu của mọi doanh nghiệp. Hiểu rõ quy trình quản lý đơn hàng và tối ưu hóa nó có thể giúp bạn nâng cao chất lượng dịch vụ, tăng trải nghiệm khách hàng và tiết kiệm thời gian cũng như nguồn lực. Hãy đảm bảo rằng bạn đã áp dụng các biện pháp tối ưu hóa để đảm bảo quản lý đơn hàng của bạn hoạt động một cách suôn sẻ và hiệu quả.

Hoàng Thu

Đừng bao giờ đánh mất niềm tin vào bản thân. Chỉ cần tin là mình có thể làm được là bạn lại có thêm lí do để cố gắng thực hiện điều đó.