Cách để tạo một file Excel quản lý hàng tồn kho là điều mà nhiều người quan tâm. Trong bài viết này, Nobita sẽ chia sẻ một số mẫu Excel miễn phí để giúp bạn quản lý việc xuất, nhập và tồn kho một cách đơn giản và hiệu quả. Bạn có thể tải xuống và bắt đầu sử dụng ngay lập tức.
Thông tin bắt buộc trong tệp Excel kiểm kê đơn giản
Thông tin cần thiết trong một bảng tính Excel kiểm kê hàng tồn kho khá đa dạng và quan trọng. Tệp Excel này chứa các dữ liệu chi tiết cần thiết để hỗ trợ việc quản lý hàng nhập xuất hàng ngày. Cấu trúc của tệp Excel quản lý kho thường bao gồm các mục sau:
- Thông tin tổng quan về công ty: Bao gồm thông tin chung và thời gian báo cáo.
- Dữ liệu nhập: Ghi chú về tên và mã nguyên vật liệu, ngày ghi sổ, nhà cung cấp, chứng từ, vv.
- Danh mục: Liệt kê tên và mã nguyên liệu, đơn vị tính, số lượng, nhà cung cấp, địa chỉ, vv.
- Mã số kho: Thông tin về tên và mã vật tư, nhà cung cấp, mô tả chi tiết, thông tin nhập xuất, thời gian ghi sổ, chứng từ, vv.
- Phân loại chứng từ và số lượng hàng nhập xuất, số lượng hàng tồn kho.
- Thông tin đầu vào: Các thông tin như tên hàng hóa, mã hàng hóa, đơn vị tính.
- Quy trình luân chuyển hàng tồn kho: Bao gồm tên hàng hóa, đơn vị đo lường, thông tin vật tư, mã hàng, quy cách, số lượng hàng xuất nhập, đơn giá, ghi chú.
- Hạch toán hàng tồn kho: Thống kê số lượng chứng từ, mô tả, số lượng hàng hóa trong kỳ, số lượng hàng tồn kho cuối kỳ, thời gian chứng từ, vv.
Quản lý nguyên vật liệu đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh của mọi doanh nghiệp. Để đảm bảo hiệu quả và suôn sẻ, cần phải cập nhật liên tục các thay đổi trong kho. Một bảng tính quản lý thường bao gồm các phần sau:
- Trang chủ: Ghi rõ tên hạng mục, tên file, thông tin người yêu cầu và người phê duyệt.
- Báo cáo: Liệt kê số thứ tự, tên, tần suất và số lượng.
- Phát hành chứng từ: Thông tin về số thứ tự, ngày phát hành, đơn vị tính, tổng số lượng, thời gian, số lượng chứng từ, thông tin về tài xế và số xe.
- Danh sách xe: Bao gồm số xe, trọng lượng, loại hình, thông tin liên hệ và ghi chú.
Cách tạo mẫu file Excel quản lý hàng tồn kho
Đây là cách tạo một mẫu file Excel quản lý hàng tồn kho một cách đơn giản chỉ trong 3 bước:
Bước 1: Tạo một tệp Excel mới hoàn toàn.
Bước 2: Tạo 5 sheet mới với các tên sau: Home, Category, Import, Export, Report.
Bước 3: Nhập dữ liệu phù hợp cho từng sheet như sau:
- Sheet HOME: Tương tự như file Excel đã được mô tả.
- Sheet CATEGORY: Chứa thông tin chung về các mặt hàng như tên, mã, đơn vị đo lường, v.v. Khi nhập mã mặt hàng, các thông tin khác sẽ tự động hiển thị.
- Sheet IMPORT: Nhập thông tin về đơn vị cung cấp, thời gian, mã mặt hàng, tên mặt hàng, số lượng, giá mặt hàng, tổng số tiền. Ngoài ra, có thể nhập thêm mã & địa chỉ nhà cung cấp, số voucher, số điện thoại, ghi chú bổ sung.
- Sheet EXPORT: Điền đầy đủ thông tin bao gồm thời gian, tên mặt hàng, mã mặt hàng, đơn vị đo lường, số lượng, giá cả, tổng doanh thu, thông tin khách hàng (tên & mã khách hàng), địa chỉ, số điện thoại, số chứng từ và các ghi chú khác.
- Sheet REPORT: Chứa các thông tin phụ thuộc vào loại báo cáo, bao gồm:
- Báo cáo xuất nhập: Tên mặt hàng, số lượng nhập và xuất, số lượng tồn cuối kỳ.
- Báo cáo bán hàng: Tên hàng, số lượng bán, doanh thu.
- Quản lý kho chuyên nghiệp File Excel: Báo cáo bán hàng theo kỳ, thông tin về lãi lỗ từng mặt hàng, số lượng tồn kho hiện tại và tối thiểu, và cảnh báo khi sắp hết hàng.
Công thức file quản lý tồn kho đơn giản
Bạn phải hiểu căn bản về Excel nếu muốn sử dụng file Excel để quản lý kho dễ dàng. Nobita sẽ giới thiệu một số công thức Excel cơ bản để các bạn luôn biết cách xử lý dữ liệu một cách nhanh nhất.
| Công thức | Công thức chi tiết | Sử dụng |
| SUM | =SUM(A2,B3,C6) | Để tính tổng 2 ô dữ liệu trở lên |
| SUMIF | =SUM(A2:A9,”>10″) | Để tạo hàm tổng hợp có điều kiện |
| SUMPRODUCT | =SUMPRODUCT(C2:C4,D2:D4) | Để tính tổng giá trị hàng hóa |
| CONCATENATE | =CONCATENATE(A1,B1,C1,D1) | Để gộp nội dung các ô dữ liệu A1, B1, C1, D1 |
| AVERAGE | =AVERAGE(A2:A20) | Để tính giá trị trung bình từ các ô dữ liệu A2 đến A20 |
| COUNT | =COUNT(B1:B10) | Để đếm số từ ô dữ liệu B1 đến B10 |
| COUNTIF | =COUNTIF(B1:B10,”>9″) | Để đếm số từ ô dữ liệu B1 đến B10 với điều kiện |
Giải pháp quản lý kho hiệu quả thay thế Excel
Đối với nhiều doanh nghiệp, việc sử dụng file Excel quản lý hàng tồn kho là một lựa chọn phổ biến. Điều này có thể được giải thích bởi sự dễ dàng tiếp cận và tính linh hoạt của công cụ này, đặc biệt khi người sử dụng đã có kiến thức vững về Excel. Tuy nhiên, việc sử dụng Excel cũng đem lại một số nhược điểm như sau:
- Phức tạp và tốn thời gian: Các hàm và công thức trong Excel có thể phức tạp, làm cho quá trình nhập liệu thủ công trở nên mất nhiều thời gian và đòi hỏi kiến thức kỹ thuật cao.
- Thiếu tính tương tác và kết nối: File Excel không thể kết nối một cách linh hoạt với các ứng dụng khác để hỗ trợ quản lý tồn kho và không thể tương tác trực tiếp với các hệ thống ERP hoặc CRM khác.
- Bảo mật dữ liệu yếu kém: Dữ liệu trong file Excel thường không được bảo mật đúng cách và chỉ lưu trữ trên máy tính cá nhân. Điều này có thể gây ra nguy cơ mất dữ liệu hoặc việc thông tin bị đánh cắp nếu máy tính bị hỏng hoặc mất.
- Khó khăn trong việc cập nhật đồng thời: Với Excel, chỉ một người có thể chỉnh sửa tệp vào một thời điểm, dẫn đến việc cập nhật dữ liệu giữa các bộ phận khác nhau trở nên phức tạp và tốn thời gian.
Để vượt qua những hạn chế này, các phần mềm quản lý tồn kho và bán hàng đã ra đời, mang lại sự linh hoạt, tính tương tác cao và khả năng tích hợp với các hệ thống khác. Như vậy, Nobita.pro đã và đang đóng góp vào việc nâng cao năng lực cạnh tranh và hiệu quả quản lý tồn kho trong chuỗi cung ứng cho doanh nghiệp. Điều này giúp doanh nghiệp có thể thực hiện quy trình kiểm kê chuyên nghiệp hơn và tối ưu hóa hoạt động của mình.